Gestion documentaire en XML pour l’Education nationale française

L’Organisme

Le réseau SCÉRÉN - CNDP, placé sous la tutelle du ministère français de l'Éducation nationale, édite et recense des ressources pour tous les acteurs et utilisateurs du système éducatif (enseignants, documentalistes, étudiants, parents, etc…).

Le CNDP (Centre national de documentation pédagogique), qui compte environ 500 employés, a également pour mandat de publier le Bulletin Officiel et le Recueil des Lois et Règlements (RLR) du Ministère de l’Éducation nationale. Le RLR est un outil indispensable qui compile, en 30 000 pages, l’ensemble des textes régissant le fonctionnement du système éducatif français. Mis à jour huit fois par an, il est distribué à 10 000 abonnés. Ces publications sont disponibles sur papier ou cédérom et représentent une importante source de revenu pour le CNDP.

Le Projet

Avant d’investir dans l’amélioration de son système de gestion documentaire, le CNDP confiait la production et la publication de ses documents à des prestataires de service.

Or, les documents papier et les cédéroms doivent être régulièrement actualisés pour refléter les dernières modifications aux textes de loi. Cette façon de fonctionner rendait le processus de mise à jour inefficace et coûteux.

Pour remédier à ces problèmes, le CNDP a fait appel à 4DConcept, une entreprise de consultation spécialisée dans la gestion de contenu. Ensemble, ils sont arrivés à la conclusion qu’il était temps pour le CNDP de prendre en main la gestion de la production et de la publication au lieu de laisser plusieurs sous-traitants s’en charger.

Le CNDP a défini un certains nombre de priorités afin de trouver le système de gestion de contenu le plus approprié qui soit, de surcroit, facilement utilisable à l’interne :

• Reprendre le contrôle du fonds documentaire;
• Adopter des normes de production;
• Produire du contenu rapidement et efficacement, faciliter l’actualisation;
• Rendre le RLR accessible en ligne.

Le Défi

En plus des contraintes évidentes de temps et de budget, le CNDP a dû faire face à quelques problèmes techniques inhérents au fait qu’il sous-traitait la production et la publication :

• Outils de gestion de contenu propriétaires;
• Pas de contrôle de la production;
• Documentation structurée pour la publication papier et non adaptée à la publication électronique;
• Besoin d’analyse de contenu et de développement d’une DTD;
• Conversion des données, le contenu étant produit en SGML.

La Solution

L’une des premières recommendations de 4DConcept a été d’utiliser le langage XML pour standardiser la production et la publication du fonds documentaire du CNDP. En effet, l’utilisation du XML comme base pour la solution de gestion documentaire du CNDP leur permet de simplifier les échanges d’information, d’offrir des fonctionnalités de recherche avancée et garantit la pérennité du système.

Avant le passage au XML, l'équipe de rédaction du RLR confiait ses manuscrits à un prestataire chargé de mettre à jour les feuillets imprimés du RLR, lequel transmettait sa base électronique SGML à un deuxième prestataire chargé de produire la version cédérom de l'ouvrage. L'ensemble des outils était propriété des prestataires.

Ancienne architecture du système de gestion documentaire du CNDP

Grâce à l’intégration de TEXTML Server au sein de leur système de gestion électronique de document, les responsables du fonds documentaire du CNDP ont pu centraliser leur contenu, le stocker nativement en XML, et exploiter pleinement la structure des documents grâce au moteur de recherche avancée de TEXTML Server.

Nouvelle architecture du système de gestion documentaire du CNDP

Pour permettre au CNDP de créer, à l’interne, du contenu XML réutilisable, 4DConcept a suggéré l’utilisation de XMetaL comme éditeur XML. Étant donné que XMetaL supporte le protocole WebDAV pour l’édition collaborative, il a été très facile de le connecter avec TEXTML Server au moyen de l’extension WebDAV de TEXTML Server, développée par IXIASOFT.

Les utilisateurs peuvent ainsi utiliser TEXTML Server comme base documentaire centrale pour leurs documents XML édités avec XMetaL.

Avantages & Bénéfices

• La production documentaire est désormais centralisée au sein du CNDP;
• Le CNDP est complètement maitre du cycle de vie de son fonds documentaire.

• Facilité de mise à jour des textes;
• Réduction drastique des coûts de sous-traitance : les rédacteurs sauvegardent les modifications eux-mêmes dans la base documentaire centrale;
• Solution abordable ne requérant pas de matériel ultra-puissant;
• Réduction drastique des coûts d’impression : les utilisateurs choisissent de s’abonner à l’édition papier, cédérom ou en-ligne.

• Recherches dans le RLR plus faciles à faire, plus rapides, et plus précises grâce aux fonctionnalités de recherche avancée;
• Résultats plus pertinents;
• Meilleure structuration de l’information, plus grande facilité de consultation;
• Mises à jour disponibles immédiatement pour la recherche et la consultation, grâce à l’indexation dynamique.

L’application finale

• Pérénnité du langage XML;
• Base documentaire supportant d’importantes montées en volume du contenu;
• Aucun développement supplémentaire requis pour rendre le fonds documentaire disponible uniquement en ligne.

A propos de TEXTML Server

TEXTML Server est une base de données native XML et un moteur de recherche conçus spécifiquement pour stocker, indexer et rechercher des documents XML. C'est le premier serveur XML destiné à être intégré au sein d'applications XML de tierces parties. TEXTML Server permet aux intégrateurs d'offrir des solutions XML destinées à gérer du contenu essentiellement composé d'informations complexes et semi-structurées, et centrées sur le document, comme des systèmes de gestion de contenu Web, des systèmes de gestion de connaissances et des systèmes de gestion électronique de documentation technique. Les atouts de TEXTML Server incluent la capacité à combiner la recherche plein texte et de multi-critère, la vitesse d'exécution des requêtes, l’indépendance par rapport aux Schéma et DTD, sa facilité d'intégration et son modèle commercial compétitif prenant en compte les impératifs des intégrateurs