Intel FPGA

Découvrez comment une société de plusieurs milliards de dollars a gagné en performance en remplaçant les outils de publication traditionnels par DITA.

De FrameMaker® à DITA : comment Altera a trouvé sa solution de documentation avec DITA XML et la solution IXIASOFT DITA CMS

Altera Corporation® est une entreprise de fabrication de semi-conducteurs générant 2 milliards de dollars par an¹. Elle est connue principalement pour ses circuits logiques programmables qui permettent aux clients de mettre au point des solutions informatiques flexibles et adaptées à leurs besoins. Fondée en 1983, la société Altera est basée dans la Silicon Valley, en Californie. Elle emploie plus de 3 000 personnes dans plus de 20 pays. Parmi ses clients figurent des entreprises appartenant aux secteurs des télécoms, du travail en réseau, des appareils médicaux, de l’audiovisuel, mais aussi de l’armée et de l’automobile². Ces entreprises utilisent des circuits logiques programmables (FPGA) qu’Altera fabrique et utilise dans ses propres produits.

En juin 2015, Altera et Intel® ont annoncé avoir conclu un accord de rachat d’Altera par Intel pour 16,7 milliards de dollars. Cette acquisition sera probablement effective à la fin du premier trimestre 2016.

Altera relève ses défis en matière de documentation

Pour optimiser la vente de ses appareils, Altera mise en grande partie sur la documentation. Elle doit donc absolument pouvoir compter sur une documentation précise, facilement accessible et incluant l’ensemble des données à jour pour que vos clients sachent quoi acheter et comment intégrer correctement les composants Altera à leurs produits. La majorité des personnes qui téléchargent des documents sur le site d’Altera sont des ingénieurs en conception qui ont besoin de connaître les fonctionnalités d’un circuit FPGA afin de pouvoir déterminer s’il est compatible avec le produit qu’ils sont en train de créer.

L’équipe principale de documentation d’Altera, composée de 28 personnes, fonctionne à l’international, la plupart des rédacteurs techniques étant basés à San Jose, en Californie. L’équipe compte également sept traducteurs chargés de localiser le contenu sélectionné en japonais et en chinois simplifié, afin de pouvoir commercialiser les produits Altera dans le monde entier.

Avant de passer à DITA, l’équipe de documentation d’Altera travaillait avec des outils de publication classiques comme Adobe® FrameMaker® et RoboHelp®, afin de créer des documents HTML et PDF destinés à être publiés en ligne. La documentation en elle-même était précise et de bonne qualité, mais il existait des problèmes au niveau de l’expérience des utilisateurs. Les clients faisaient part de leur frustration lorsqu’ils recherchaient des informations dans la documentation en ligne. Altera a constaté qu’une partie du problème lié aux documents PDF provenait du fait que le moteur de recherche tronquait le texte du PDF au cours de l’indexation. Les utilisateurs ne pouvaient donc pas faire une recherche sur l’ensemble du texte de chaque document. La recherche d’un terme spécifique lié à un produit ou à une technique d’ingénierie sur le site Internet d’Altera renvoyait une dizaine de fichiers, sans indication supplémentaire permettant d’identifier le résultat adéquat.

Les membres de l’équipe d’Altera ont également constaté qu’ils consacraient trop de temps à la mise en forme du contenu, notamment concernant les tableaux. Il s’agit d’un problème courant pour les entreprises de semi-conducteurs, dont beaucoup de documents contiennent de très nombreux tableaux détaillant des éléments comme les valeurs électriques, thermiques ou signalétiques de leurs composants.

Outre la mise en forme des tableaux, les rédacteurs consacraient également beaucoup de temps à régler des détails tels que les sauts de page, le retrait du texte, l’espace au-dessus et en dessous des blocs de texte et l’alignement des éléments dans les listes. Si le fait de prêter attention aux détails de la mise en forme peut permettre d’améliorer l’apparence d’un document, Altera estime qu’une partie du temps consacré à la mise en forme serait mieux occupée à rédiger du contenu supplémentaire.

Une analyse interne des besoins de documentation d’Altera a révélé quatre défis majeurs à relever pour mieux répondre aux attentes de ses clients :

Recherche : améliorer les fonctionnalités de recherche

Évolutivité : documenter un nombre croissant de produits sans étoffer l’équipe de rédacteurs

Documentation personnalisée : répondre aux besoins croissants en documentation concise et spécialisée à partir de jeux de produits hautement configurables

Cycle de publication : réduire les délais de finalisation de la documentation et améliorer la correction ou la mise à jour d’une documentation

Repères

 

  • Secteur d’activité : Semi-conducteurs
  • Chiffre d’affaires : 2 Mds de dollars (US)
  • Produits : puces programmables (circuits logiques, FPGA)
  • Siège : San Jose (Californie)
  • Entreprise présente dans plus de 20 pays
  • Agences de communication technique : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Malaisie
  • Employés dans le monde : 3 000
  • Équipe de documentation : 28 rédacteurs, 7 traducteurs

Principaux critères en faveur d’un CCMS :

  • Recherche
  • Évolutivité
  • Documentation personnalisée
  • Cycles de publication

DITA XML, une partie de la solution

Pour trouver des solutions à ces problèmes, Sergio Brizuela, Technical Communications Manager chez Altera, a participé à la conférence ICC (Intelligent Content Conference) en 2011. Il s’est alors rendu compte que de nombreuses autres entreprises étaient également confrontées à ces problèmes et avaient réussi à les surmonter grâce à la technologie DITA XML. Clairement, la technologie DITA pouvait résoudre une grande partie des problèmes de son équipe de documentation.

Les présentations de DITA auxquelles il a assisté lors de la conférence ICC ont convaincu Sergio des problèmes que cette technologie pouvait permettre de résoudre, à savoir :

  • Améliorer l’expérience utilisateur grâce à une fonction de recherche améliorée, en fournissant davantage de contenu HTML incluant des métadonnées de meilleure qualité
  • Optimiser la réutilisation du contenu, en permettant à chaque rédacteur de produire plus
  • Créer une documentation plus concise, mieux adaptée aux besoins des clients avec des rubriques DITA
  • Raccourcir les cycles de publication en combinant DITA à un système de gestion de contenu par composant (CCMS)

Sergio avait bien conscience du fait que la migration de son équipe de documentation vers DITA entraînerait des dépenses substantielles et nécessiterait une gestion adéquate du changement. Une fois tous ces calculs pris en compte, son business plan démontrait clairement les économies que l’entreprise pouvait réaliser en mettant en œuvre la solution DITA XML accompagnée d’un système CCMS. Sergio a embauché Severin Foreman, architecte de l’information, pour guider la mise en œuvre de DITA. Il a également choisi Comtech Services pour animer des ateliers de formation sur les techniques de rédaction minimaliste pour son équipe de documentation.

Choix d’IXIASOFT DITA CMS Après avoir adopté la norme DITA, l’équipe d’Altera savait qu’il lui fallait travailler avec un CCMS pour optimiser son processus de documentation. Un processus rigoureux, d’une année, a été nécessaire pour déterminer quel CCMS DITA correspondrait le mieux aux besoins des rédacteurs. Après examen minutieux de l’ensemble des solutions compatibles DITA présentes sur le marché, l’entreprise a testé activement ses fournisseurs favoris, parmi lesquels IXIASOFT. Altera a sélectionné la solution IXIASOFT DITA CMS sur la base des éléments suivants :

  • Approche axée sur l’excellence
  • Création DITA avec système intégré
  • Procédures et fonctions de recherche performantes
Avec DITA CMS, nous avons fait un grand bond en avant. Je sais que les rédacteurs apprécient de disposer d'un répertoire centralisé, dans lequel les objets qui sont verrouillés le sont au niveau mondial et ne peuvent pas être remplacés par un autre utilisateur. Ils aiment aussi pouvoir assurer rapidement le suivi des dépendances des objets et consulter leur historique de révision. Ces fonctionnalités sont très prisées.Severin Foreman - Architecte de l’information

Les avantages de l’approche axée sur l’excellence

Le DITA CMS d’IXIASOFT propose un CCMS complet avec une approche axée sur l’excellence en complément de sa solution. Ainsi, les clients ont la possibilité de choisir les outils complémentaires qui leur conviennent le mieux et ne sont pas obligés d’utiliser une solution reposant sur une suite unique, dont les composants ne sont pas forcément les meilleurs sur le marché. Pour compléter son système DITA CMS, Altera a choisi l’éditeur XML leader du marché, oXygen (SyncRO Soft) pour la création, DITAweb (Mekon) pour la diffusion dynamique et Adobe® CQ comme solution de gestion de son site Internet.

Interface DITA unifiée

L’interface utilisateur unique pour toutes les interactions DITA a été une autre fonctionnalité déterminante en faveur d’IXIASOFT DITA CMS pour les créateurs de contenu d’Altera. DITA CMS fournit un système 100 % intégré qui permet de travailler sur tous les éléments DITA, depuis la création et la recherche de contenu jusqu’à la gestion du processus et la production des sorties.

De nombreux autres systèmes CMS fournissent une expérience fragmentée aux rédacteurs, avec des plug-ins qui s’exécutent dans des programmes distincts et autonomes. Il est alors difficile pour les utilisateurs de savoir à quel stade de la procédure les rubriques DITA se trouvent, ce qui complique l’environnement de travail. Pour Sergio, l’interface DITA CMS intégrée « était l’un des principaux facteurs décisifs qui nous ont fait opter pour IXIASOFT au lieu d’autres solutions. »

Robustesse de la recherche et du processus

Les robustes fonctionnalités de recherche et de processus d’IXIASOFT DITA CMS ont également joué un rôle décisif dans le choix d’Altera. Avec les fonctionnalités de recherche étendue et instantanée du système, les créateurs de contenu peuvent trouver ce qu’ils recherchent rapidement et facilement. Avec DITA CMS, les créateurs de contenu peuvent savoir qui a travaillé sur tel fichier, voir dans quel document une rubrique est déjà utilisée et savoir si un expert technique a approuvé une rubrique en vue de son édition. Comme le dit Severin, « Avec DITA CMS, nous avons fait un grand bond en avant. Je sais que les rédacteurs apprécient de disposer d’un répertoire centralisé, dans lequel les objets qui sont verrouillés le sont au niveau mondial et ne peuvent pas être remplacés par un autre utilisateur. Ils aiment aussi pouvoir assurer rapidement le suivi des dépendances des objets et consulter leur historique de révision. Ces fonctionnalités sont très prisées. »

En quoi DITA CMS a été un changement positif pour Altera

J'apprécie vraiment les employés d’IXIASOFT. Ce sont des personnes qui sont passionnées par ce qu'elles font et qui réfléchissent intelligemment à ce qu'elles sont en train d'élaborer. Nous sommes sur la même longueur d’onde !Severin Foreman - Architecte de l’information

Si Altera en est encore à ses débuts dans la mise en œuvre de la documentation reposant sur la technologie DITA, l’entreprise commence déjà à atteindre ses objectifs, notamment dans les domaines suivants :

  • Amélioration de l’expérience utilisateur, avec des fonctionnalités de recherche en ligne plus performantes et la publication de davantage de contenu qu’au format HTML avec des métadonnées descriptives.
  • Augmentation du nombre de publications, rendue possible par une réutilisation efficace du contenu.
  • Efforts concentrés sur la création de contenu et de documentation davantage orientés client.
  • Processus de documentation plus pratiques et plus fiables : les créateurs de contenu répondent rapidement aux commentaires et les processus rationalisés garantissent la validation du contenu avant sa publication.

Réutilisation éprouvée du contenu

L’une des raisons ayant poussé Altera à migrer vers une documentation DITA structurée a été la nécessité de rendre les rédacteurs plus efficaces en leur permettant de produire des documents à la fois plus concis et plus pertinents pour leurs utilisateurs. Le caractère modulaire de cette technologie permet de mesurer très facilement la production et la réutilisation du contenu des rubriques DITA. Avec la solution IXIASOFT DITA CMS, qui intègre de puissants outils de requêtes, il est extrêmement simple de suivre la réutilisation du contenu. Les résultats des requêtes peuvent être exportés et analysés à l’aide d’un tableur tel que Microsoft® Excel, ou bien être analysés de façon plus approfondie à l’aide de l’outil BIRT (Business Intelligence Reporting Tool) à code source libre.

À partir d’une formule de réutilisation de contenu³ élaborée par le Dr Bill Hackos, cofondateur et vice-président de Comtech Services, Altera a déterminé qu’elle réutilisait environ 130 % du contenu de ses manuels⁴ et un peu moins sur d’autres contenus techniques. Severin s’en est réjoui : « Nous constatons une augmentation de la réutilisation ! Une spectaculaire augmentation ! »

Ces résultats démontrent qu’une portion significative du contenu est réutilisée de façon efficace, permettant ainsi à Altera de fournir des documentations plus fiables à ses utilisateurs. La réutilisation permet également de réduire la charge de travail des créateurs de contenu, qui n’ont plus besoin de réécrire le même contenu et peuvent se concentrer sur une production plus ciblée sur leurs utilisateurs. Altera est donc véritablement en bonne voie pour mener à bien le déploiement de l’environnement DITA CMS. L’utilisation de DITA CMS commence également à faire apparaître d’autres avantages :

  • Charge de travail réduite en matière d’assistance pour les ingénieurs Altera sur le terrain, grâce à la meilleure qualité de la documentation
  • Meilleure cohérence de la documentation grâce à une réutilisation plus importante du contenu (correction des erreurs une seule fois)
  • Plus grande efficacité grâce à la possibilité d’une intégration future avec d’autres systèmes

S’il est évident qu’avec la solution IXIASOFT DITA CMS, Altera a fait le bon choix d’un point de vue technique, cette décision s’est également avérée positive dans d’autres domaines. Severin explique : « J’apprécie beaucoup les équipes d’IXIASOFT. Ce sont des personnes qui sont passionnées par ce qu’elles font et qui réfléchissent intelligemment à ce qu’elles sont en train d’élaborer. Nous sommes sur la même longueur d’onde ! »

¹ Altera, « Altera Corporation 2014 Annual Report (Form 10-K) », Altera, Annual Reports, 18 novembre 2015, <investor.altera.com>.

² Altera, « Who are Altera’s customers?”, Altera, Frequent Questions, #4, 18 novembre 2015, <investor.altera.com>.

³ Dr. Bill Hackos, « What is the Best Metric to Measure the Success of Your Reuse of DITA Topics? », CIDM Information Management News, Volume 8, Numéro 6 (juin 2008). Disponible sur www.infomanagementcenter.com.

⁴ Severin Foreman et Sergio Brizuela, « How DITA Transformed Content Delivery at Altera: One Company’s Journey », diapositive 17 (présentation, DITA North America, Chicago, IL, 20-22 avril 2015).

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