Sybase

Avec l’aide d’IXIASOFT, l'équipe de documentation de Sybase a optimisé ses performances, réduit ses coûts de localisation et gagné en efficacité.

Avec un système DITA CMS pour gérer sa suite complexe de logiciels d’entreprise, Sybase est un géant en termes de contenu.

Comment l’équipe de documentation de Sybase réutilise son contenu et assure la cohésion de sa marque dans ses 20 suites de solutions d’entreprise, avec l’aide d’IXIASOFT : un véritable partenaire pour la gestion du contenu DITA.

Détenteur de plus de 140 brevets, avec 185 autres en instance d’homologation, Sybase est le leader mondial dans les secteurs de la gestion des données, de l’analyse, de la messagerie mobile et de la mobilité d’entreprise. L’entreprise a également introduit le terme « unwired enterprise ». Rien d’étonnant donc que 91 des sociétés du classement Fortune 100 dépendent de Sybase qui fête aujourd’hui ses 26 ans d’innovation.

La grandeur a sa part de défis. À mesure qu’un éditeur de logiciels grandit, ses produits deviennent des solutions qui peuvent s’intégrer dans des suites qu’il est possible d’organiser et de personnaliser. Pour rester rentable pendant cette évolution, un éditeur de logiciels doit optimiser les performances de ses capitaux intellectuels et humains. Ces différentes formes de capitaux se recoupent souvent dans la division Technical Publications.

Le groupe Technical Publications (Tech Pubs) de Sybase avait besoin d’un système de gestion de contenu par composant (CCMS) pour améliorer la réutilisation du contenu et assurer la cohérence de la marque, deux aspects essentiels aux bons résultats financiers de l’entreprise. La décision de choisir le DITA CMS d’IXIASOFT nécessitait mûre réflexion.

Une analyse rapide montre que l’équipe Technical Publications de Sybase est semblable à celles de nombreuses multinationales :

  • Plusieurs langues dont l’anglais, le chinois, le français, le japonais et l’allemand
  • Organisation complexe : plus de 25 rédacteurs, une douzaine d’architectes de l’information, plus de 50 réviseurs et plusieurs éditeurs et responsables
  • Délais rapides : moins de six mois
  • Équipe géographiquement dispersée : É.-U., Canada, R.-U., Irlande, France et Singapour

Plusieurs formats d’aide disponibles : WebHelp, EclipseHelp et PDF, prise en charge de la contextualisation dans tous les formats

Repères

Sybase est un éditeur de logiciels qui génère un chiffre d’affaires de 1,2 Md de dollars, compte 4 000 employés et est présent dans 60 pays. Sa division Technical Publications comprend plus de 50 utilisateurs.

Migration à partir de DocBook et FrameMaker.

Principaux arguments en faveur d’un CMS :

  • Réutilisation du contenu sur un large éventail de suites logicielles
  • Besoin d’une présentation uniforme
  • Augmentation des coûts de localisation
  • Force de travail géographiquement déconnectée
  • Exactitude accrue du contenu

Un CMS pour tirer le meilleur parti des avantages de DITA

Au début, Sybase avait entendu parler des avantages de DITA – contenu modulaire et réutilisable – il y a plusieurs années. Les anciennes solutions, DocBook et FrameMaker, étaient lourdes et ne permettaient pas de réutiliser le contenu. L’augmentation du nombre de produits en cours de développement et la réduction des délais de mise sur le marché ont incité Sybase à choisir DITA.

Lorsque la directrice du groupe Technical Publications a assisté à sa première conférence sur DITA, elle est restée prudemment optimiste :

« Sybase avait trop de suites et de solutions groupées pour prendre en charge des processus isolés conventionnels. Il fallait que tout notre contenu se comporte et apparaisse comme un seul et même produit. Avec une précision fiable. De plus, nous employons moins de rédacteurs techniques qu’auparavant, nous avons plus de travail que jamais, mais nous n’avions aucune visibilité sur la réutilisation du contenu. Notre intention était de tester DITA pour évaluer sa capacité à rationaliser notre processus de documentation. »

Sybase a commencé par une migration interne de DocBook vers DITA, à l’aide de scripts de transformation. Pendant la transition, Sybase a élaboré un système de compilation « maison » basé sur DITA OT. Après quelques années, ce système « maison » n’avait pas seulement gagné en popularité mais était devenu un symbole de la réussite de DITA.

Après plusieurs cycles de vie de produit avec DITA, la direction de Tech Pubs a constaté une amélioration notable de la réutilisation du contenu. Pourtant, les responsables ne parvenaient pas à optimiser la valeur ajoutée de DITA, ni à s’empêcher de penser qu’ils pouvaient faire bien mieux. Sybase a mis en place DITA dans les petites équipes, mais sentait qu’une migration à grande échelle pouvait générer des retombées beaucoup plus importantes. Ce qui impliquait un CMS unificateur.

La migration vers DITA laissait cependant quelques questions en suspens :

  • Quand allons-nous voir les coûts de localisation diminuer ?
  • Pourquoi nos documents n’ont-ils toujours pas une présentation claire ?
  • Comment savons-nous quelle version d’une rubrique utiliser pour un produit particulier ?
  • Que pouvons-nous faire pour éviter les goulets d’étranglement dans le processus et une collaboration mal coordonnée ?
  • Comment mes rédacteurs techniques peuvent-ils réutiliser le contenu s’ils n’arrivent pas à le trouver ?
  • Où pouvons-nous éliminer les erreurs dans nos supports publiés ?
Aujourd'hui, nous confions notre produit phare, Adaptive Server Enterprise, à IXIASOFT, pour un résultat qui a dépassé, et de beaucoup, nos attentes.Anna Hartman - Responsable des solutions de publication technique

Un exemple de réussite

Avant de valider le financement d’un CCMS, le directeur technique de Sybase qui détenait le budget avait demandé une analyse de rentabilité pour identifier les économies potentielles :

  • Réduire les coûts de localisation : rationaliser le processus de localisation en augmentant la réutilisation du contenu et en diminuant le volume de contenu nécessitant une localisation.
  • Augmenter l’efficacité des rédacteurs techniques et des éditeurs : la recherchabilité et la réutilisation du contenu peuvent doubler la productivité du rédacteur technique moyen (hausse déjà constatée chez d’autres clients d’IXIASOFT).
  • Éviter les retards de lancement de produit : deux semaines de retard coûtent 5 millions de dollars à une entreprise de plusieurs milliards de chiffre d’affaires.

Évaluation des fournisseurs de DITA CMS : la révélation de l’intégrité

La division Technical Publications a obtenu le budget pour trouver le meilleur système CMS DITA disponible. Une demande d’information a été envoyée aux principaux fournisseurs, dont un prestataire Open Source. Chacun de ces fournisseurs a affirmé que son système CMS pouvait prendre en charge Sybase (et Eclipse), mais seules trois propositions ont été considérées comme dignes de foi. En fait, l’authenticité était sans doute le trait de caractère le plus insaisissable des fournisseurs de CMS.

Comme Anna Hartman le fait remarquer : « DITA n’en est encore qu’au début de sa phase d’adoption. Parmi les trois ou quatre systèmes CMS les plus fiables, aucun d’eux ne pouvait être la solution idéale. Et les fournisseurs avancent n’importe quel argument pour retenir votre attention. Donc le choix s’est résumé à la question suivante : quel fournisseur dois-je choisir comme partenaire pour investir dans la réussite de mon entreprise ? »

Sybase a été impressionné par l’expertise d’IXIASOFT et son engagement total dans DITA. L’entreprise a observé l’équipe de R&D d’IXIASOFT en train d’affiner et de perfectionner la solution. Anna Hartman a également été époustouflée par la flexibilité du système CMS et l’intégrité des commerciaux d’IXIASOFT.

»Les fournisseurs de taille plus modeste ont fait des promesses qu’au final ils ne pouvaient pas tenir. Et les fournisseurs plus importants ne sont pas intéressés par des demandes raisonnables. En revanche, IXIASOFT a fait preuve d’honnêteté, de dynamisme et de réactivité. Sa vision à long terme de son système CMS est claire et l’entreprise sait écouter le client pour intégrer de nouvelles fonctionnalités et maintenir sa solution en pointe. Nous sommes très heureux de l’évolution de DITA CMS, qui aujourd’hui est une solution innovante et arrivée à maturité », se réjouit Anna Hartman.

Une mise en œuvre concrète : l’avènement d’un véritable partenariat

Entre la signature et la mise en service, la phase de mise en œuvre a duré trois mois. Le délai et le budget ont été respectés. Les consultants et ingénieurs d’IXIASOFT ont frappé fort d’emblée avec une approche structurée visant une intégration rapide du CMS et offrant une courbe d’apprentissage bien plus courte que la transition DITA initiale. Les principales parties concernées chez Sybase ont été interrogées, et leurs préoccupations ont été prises en compte.

Par ailleurs, Sybase et IXIASOFT ont créé un environnement d’accueil favorable à un système de gestion de contenu par composant, basé sur DITA. Voici les bonnes pratiques mises en œuvre :

  • Nommer des ambassadeurs de DITA CMS dans l’entreprise, qui vont favoriser l’adoption du nouveau système par les utilisateurs.
  • Acquérir une bonne maîtrise du standard DITA au sein de votre équipe de documentation.
  • Présenter à l’équipe de documentation une étude de cas qui définit clairement la transition vers DITA et les avantages escomptés. Leur donner une place dans le processus de transition.
  • Créer un plan personnalisé de transition vers DITA à l’intention de chaque rédacteur technique et chaque expert métier, pour les aider à s’approprier la transition à un rythme raisonnable.
  • Organiser des réunions où les processus actuels sont examinés pour vérifier que le déploiement du CMS se déroule conformément aux attentes du client. Offrir au fournisseur une visibilité sur l’infrastructure IT pour optimiser le déploiement du CMS.
  • Adapter la formation aux besoins des différents rôles d’utilisateur et d’administrateur. Organiser des réunions de suivi car les connaissances s’oublient facilement et nécessitent des piqûres de rappel.
  • Comme dans toutes les mises en œuvre, des besoins et des défis inattendus surgissent.
  • « Heureusement, avec IXIASOFT, nous avons choisi un véritable partenaire qui s’investit dans notre réussite », pointe Anna Hartman. « Les consultants d’IXIASOFT ont montré leurs compétences et leur souplesse dans la prise en compte des différents besoins. » IXIASOFT a fait preuve de réactivité et d’attention aux détails pour s’assurer que les nouvelles fonctionnalités répondent effectivement à nos attentes :
  • Le moteur de publication de DITA CMS a été personnalisé et intégré dans le système « maison » de Sybase, une exigence essentielle pour le client.
  • Un éditeur convivial de tables de relations a été développé tout spécialement à notre intention pour faciliter la création de liens entre des documents, sans rompre les connexions qui permettent la réutilisation du contenu.
  • Une vue des « dépendances » (autrement dit, une fonction de « cas d’emploi ») a été créée avec une vue graphique d’analyse approfondie des relations entre les objets.

Avec son approche orientée client du développement de produit, IXIASOFT a vu dans les demandes de Sybase une opportunité d’améliorer son système CMS. IXIASOFT envisage les partenariats à long terme comme mutuellement bénéfique aux deux parties.

Coûts de traduction réduits. Réutilisation plus intelligente du contenu. Gestion de la marque. Aucun compromis.

Aujourd’hui, Sybase continue de voir des avantages tangibles dans le DITA CMS d’IXIASOFT. Tout d’abord, ce système a permis à Sybase de reprendre le contrôle de ses coûts de localisation. Pour les logiciels d’entreprise, les budgets de localisation atteignent 500 000 $ en moyenne. Même avec une nouvelle courbe d’apprentissage, Sybase a vu ses coûts de localisation chuter de 14 %.

Anna Hartman explique pourquoi :

« Dans un autre temps, nous aurions envoyé les fichiers Frame aux prestataires de localisation qui auraient géré l’ensemble du processus : traitement, traduction et génération de la sortie. Aujourd’hui, avec IXIASOFT, tout est intégré dans nos processus rationalisés, à l’exception de la traduction. Maintenant, avec une réutilisation de contenu digne de ce nom, nous sommes sûrs que seul le nouveau contenu est envoyé en traduction. »

Sybase a réduit de beaucoup ses besoins de localisation externes. Les économies devraient bondir à 30 % ces prochaines années.

Le DITA CMS permet à Sybase de suivre rapidement et facilement le contenu sur tous les types de support et à chaque phase du développement. Maintenant, l’équipe de Tech Pubs a mis en place un guichet unique avec un répertoire de contenu et une interface utilisateur harmonisée. « Réutiliser le contenu est un jeu d’enfant avec les puissantes fonctionnalités de recherche d’IXIASOFT », confie un utilisateur de chez Sybase. En plus d’une réutilisation maximale du contenu, la cohésion de la marque est une conséquence naturelle et non un objectif inaccessible.

Dans les semaines qui suivent la rédaction de ce texte, Sybase prévoit de quantifier la productivité, mais une première analyse suggère une amélioration de 30 % jusqu’à présent. Pour mesurer et améliorer la productivité, Sybase va utiliser l’outil de rapport intégré dans CMS, qui permet d’analyser les données pertinentes, comme le temps de publication d’un document, le taux de réutilisation des rubriques, la vitesse de développement du contenu (par auteur et par projet), etc. Si le lecteur espère que l’activité au sein du groupe Tech Pubs soit révolutionnée, c’est à IXIASOFT qu’il le devra.

Questions commerciales qu’un acheteur potentiel doit poser à chaque fournisseur de CMS :

  • Possédez-vous une expertise DITA en interne et avez-vous participé à la définition du standard DITA depuis le début ?
  • Si votre solution a besoin d’améliorations, pourrai-je contacter directement votre équipe de recherche et de développement ?
  • Avez-vous des références fiables prêtes à discuter de leur expérience avec la solution et l’entreprise ?
  • Avant la mise en œuvre, seriez-vous d’accord pour effectuer une analyse détaillée des spécifications, afin d’être sûr que tous mes besoins sont pris en compte et d’avoir une vision transparente de chaque étape ?

Questions techniques :

  • Cette solution CMS est-elle basée sur DITA ? Prend-elle en charge le standard DITA à 100 % ?
  • Avez-vous une base de données XML native, assurant une gestion transparente des spécialisations DITA ?
  • Les spécialisations DITA sont-elles prises en charge ? Si oui, COMMENT le sont-elles (en insistant sur le « comment ») ?
  • Pouvons-nous configurer facilement votre moteur de processus en fonction de nos propres processus ?

La solution est-elle totalement compatible avec UNICODE, condition indispensable pour prendre en charge les langues asiatiques et moyen-orientales ?

La mise en œuvre initiale de DITA a apporté plusieurs avantages. Mais, l’équipe de Tech Pubs était convaincue de pouvoir mieux faire.

  • La cohérence de la marque restait encore hors de portée.
  • En soi, DITA n’offrait aucun mécanisme pour réutiliser le contenu avec efficacité.
  • Les erreurs persistaient dans les documents publiés.

Principaux avantages du DITA CMS d’IXIASOFT :

  • CMS spécialisé conçu pour gérer le contenu DITA
  • Interface unifiée pour créer et gérer le contenu avec une navigation simple
  • Outils pour localiser et réutiliser du contenu rapidement

Un DITA CMS pour les éditeurs de logiciels

Le DITA CMS d’IXIASOFT répond aux besoins spécifiques des éditeurs de logiciels. L’équipe Tech Pubs de Sybase a bien compris l’intérêt du DITA CMS d’IXIASOFT pour elle :

  • Réduction des cycles de vie de produit par la réutilisation du contenu et par des processus rapides
  • Suites complexes de produits générant des volumes importants de contenu
  • Impératif de cohésion et de clarté du contenu présenté au client
  • Réutilisation du contenu par les éditeurs de logiciels sur l’ensemble des supports : papier, en ligne et dans les logiciels

Les éditeurs de logiciels emploient des experts métier, des architectes de l’information et des ingénieurs extrêmement compétents, dont beaucoup sont très désireux d’adopter une nouvelle technologie.

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