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Énergir

Découvrez comment l’ETG (École de Technologie Gazière) d’Énergir, une entreprise énergétique diversifiée présente au Québec et dans plus de 10 États américains, est passée de Microsoft Word à un système professionnel de gestion du contenu par composants pour gérer sa documentation de formation.

« IL EXISTE DES SOLUTIONS PUISSANTES SUR LE MARCHÉ ET IXIASOFT CCMS ÉTAIT SANS AUCUN DOUTE LA MEILLEURE VOIE À SUIVRE ».
RAYMOND BISSONNETTE – CONSEILLER PRINCIPAL EN FORMATION CHEZ ÉNERGIR

Avec plus de 7 milliards de dollars d’actifs, Énergir est une entreprise diversifiée du secteur de l’énergie dont la mission est de répondre de manière de plus en plus durable aux besoins énergétiques de ses plus de 520 000 clients et des communautés qu’elle dessert. Principale entreprise de distribution de gaz naturel au Québec, Énergir produit également de l’électricité par le biais de filiales éoliennes. Via ses filiales aux États-Unis, la société est présente dans près de quinze États, où elle produit de l’électricité à partir de sources hydrauliques, éoliennes et solaires. Elle est le principal distributeur d’électricité et le seul distributeur de gaz naturel dans l’État du Vermont.

Énergir accorde une grande importance à l’efficacité énergétique et investit dans des projets énergétiques innovants tels que le gaz naturel renouvelable et le gaz naturel liquéfié et comprimé. Par le biais de ses filiales, elle offre également une variété de services énergétiques. Énergir espère devenir le partenaire recherché et apprécié par tous ceux et celles qui aspirent à un avenir énergétique meilleur.

En 1960, Énergir inaugurait son premier centre de formation interne dédié à l’enseignement des technologies gazières. Quelques années plus tard, l’établissement nommé École de technologie gazière (ETG) étendait ses activités de formation à l’ensemble de la main-d’œuvre du secteur gazier. En 1993, l’École obtenait l’accréditation du ministère québécois de l’Éducation, des loisirs et des sports, reconnaissant son statut officiel de centre d’enseignement privé. Cette certification a permis à l’entreprise de concevoir des programmes menant à l’obtention d’une Attestation d’Études Collégiales (AEC) et d’un Certificat de Spécialisation Professionnelle (ASP). Au fil des ans, l’ETG a développé une expertise unique dans le domaine de l’exploitation et de la maintenance des réseaux et équipements de gaz naturel. L’école propose désormais une gamme complète de programmes de formation adaptés à l’industrie gazière. Ses services d’enseignement sont désormais offerts à une multitude de publics et répondent aux besoins spécifiques des étudiants, des entreprises et des acteurs du domaine de la sécurité publique.

POURQUOI EST-IL IMPORTANT POUR ÉNERGIR DE DISPOSER D’UNE DOCUMENTATION PRÉCISE ?

Les équipes sur le terrain exécutant des tâches d’une importance critiques et à haut risque, il est crucial qu’Énergir produise des documents précis en matière d’ingénierie, de santé et de sécurité, de procédures opérationnelles standard et de formation. L’ETG utilise plus de 10 000 documents dans le cadre de ses différents cours de formation, tant pour les clients internes qu’externes.

Le département de formation a également la responsabilité de présenter la majeure partie de cette documentation aux nouveaux employés, et de gérer le plan d’évaluation des compétences de l’entreprise, lequel cible les tâches essentielles relatives à la fiabilité et à la sécurité de la distribution gazière.

REPÈRES

Secteur : Solutions énergétiques
Recettes : 257,1 millions de dollars (2018)
Produits : Énergie éolienne, énergie solaire, hydroélectricité, distribution électrique
Siège social : Montréal, Québec
Clients : Plus de 520 000 au Québec et dans l’État du Vermont

 Principaux critères en faveur d’un CCMS :

  • Évolutivité
  • Possibilité de gérer la documentation entre les équipes
  • Possibilité de prise en charge par le service IT de l’entreprise

CRITÈRES D’ADOPTION D’UN CCMS

À l’époque (avant 2016), l’ETG utilisait le bon vieux Microsoft Word pour créer et gérer la documentation. Développée il y a plus de 15 ans, « cette solution était suffisante pour l’impression mais n’était pas très évolutive et n’était certainement pas adaptée au besoin croissant de distribuer davantage de contenu dynamique (HTML) », explique Raymond Bissonnette, conseiller principal en formation à l’ETG.

Les principaux défis auxquels l’ETG était confrontée avec l’ancien système et qui ont poussé l’entreprise à adopter un CCMS DITA étaient les suivants :

  • Difficulté de gestion des documents sur un disque partagé
  • Absence d’évolutivité
  • Maintenance difficile sur le long terme
  • Pas de prise en charge possible par le service IT de l’entreprise

L’ETG était à la recherche d’une solution de documentation à long terme pour la création, la publication et la gestion de contenus DITA. L’objectif était d’acquérir un système permettant de maintenir la cohérence des informations, d’améliorer la productivité des auteurs et de protéger l’intégrité des sources de formation tout en soulageant la dépendance à l’égard des technologies vieillissantes et des personnes chargées de la maintenance du système personnalisé.

« Il existe des solutions puissantes sur le marché et IXIASOFT CCMS était sans aucun doute la meilleure voie à suivre », déclare M. Bissonnette. L’ETG possédait déjà une architecture documentaire basée sur les cartes, les références de contenu et les filtres, l’adoption d’un système XML DITA était donc une progression naturelle pour nous. »

L’ETG et son équipe de support informatique estimaient que la solution IXIASOFT CCMS pouvait permettre de relier plusieurs départements et d’unifier la création et la diffusion du contenu.

FONCTIONNEMENT D’IXIASOFT CCMS.

Avec l’aide de consultants de Comtech, l’ETG a choisi IXIASOFT CCMS, et, en 2016, a déployé le système avec succès. Depuis lors, l’ETG a utilisé le CCMS pour :

  • Gérer la documentation des formations, examens de connaissances et examens pratiques
  • Rédiger des procédures opérationnelles standard utilisées pour l’enseignement des tâches
  • Réutiliser ces procédures et listes de contrôle pour les évaluations pratiques
  • Administrer les examens de connaissances par le biais du système de gestion de l’apprentissage, ou SGA (grâce au DRM – Gestion dynamique des versions)

L’une des avancées majeures obtenues grâce à l’adoption d’IXIASOFT CCMS est l’amélioration du support IT central. L’ancienne solution, reposant sur l’utilisation du logiciel Word, avait été élaborée en interne. La nouvelle équipe de direction a dû impliquer l’équipe IT afin de mieux gérer l’augmentation des besoins et de mettre en place une solution prise en charge au niveau de la société.

Selon M. Bissonnette, il était nécessaire pour l’ETG de faire tomber certaines barrières et de promouvoir le partage de contenus et la collaboration au sein de l’entreprise. En adoptant un système basé sur XML et en mettant en place un processus efficace, l’entreprise s’est beaucoup rapprochée de cet objectif.

L’adoption d’un CCMS, et plus particulièrement d’une architecture DITA XML, a débloqué tout un ensemble de nouvelles fonctionnalités, sans les coûts de développement interne liés a une solution propriétaire.

UN CHANGEMENT DE MARQUE EN MOINS D’UN JOUR AVEC IXIASOFT CCMS

Un changement de marque en moins d’un jour avec IXIASOFT CCMS

En novembre 2017, Gaz Métro a changé de nom pour devenir « Énergir. » Pour la documentation technique, changer le nom d’une marque implique une révision complète de plusieurs milliers d’éléments de contenu.

« Réaliser cette transition avec les outils PowerPoint et Word aurait nécessité de nombreux jours de travail pour le graphiste de l’ETG » explique M. Bissonnette.

« Avec IXIASOFT CCMS, la seule chose que nous avons eu à faire a été de remplacer la clé Gaz Metro par Énergir, et de remplacer les logos sur la première page et les en-têtes des plug-ins. »

Les outils de documentation technique d’IXIASOFT ont permis à l’ETG de changer de nom, de logo, et de marque en un peu moins d’une journée. L’ETG a gagné du temps, de l’argent et a réduit le stress généralement associé à un changement de marque à ce niveau.

Adopter le format XML et un CCMS doté d’une architecture et de processus solides est l’une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour assurer la pérennité de votre organisation. »
Raymond Bissonnette – Conseiller principal en formation chez Énergir

Intégrer IXIASOFT CCMS à un Système de Gestion de l’Apprentissage (SGA)

L’ETG a intégré IXIASOFT CCMS au système de gestion de l’apprentissage PeopleFluent. Leur objectif était double :

  1. Obtenir les titres des cours officiels à partir du SGA (l’ETG importe la liste tous les soirs)
  2. Héberger les sorties SCORM pour les évaluations des connaissances

Le SGA sert de source principale pour les métadonnées des cours de l’ETG Les métadonnées sont extraites du SGA, soit pour créer de nouveaux fichiers DITA dans le CCMS, soit pour mettre à jour des métadonnées existantes qui se trouvent dans le CCMS.

Le CCMS est utilisé pour créer des paquets SCORM pour les évaluations d’apprentissage, lesquels sont ensuite importés dans le SGA pour l’évaluation des employés, que ce soit à la fin d’un cours ou lors des certifications périodiques requises. Le sortie et le plug-in d’évaluation de l’apprentissage de l’ETG permettent également de publier des quiz de connaissances qui sont utilisés tout au long des cours. Les paquets SCORM et les quiz en ligne utilisent la même interface utilisateur HTML.

IXIASOFT CCMS permet à l’ETG d’intégrer un système externe (PeopleFluent) ne pouvant pas produire ou consommer de contenu DITA. Avec IXIASOFT CCMS, une entreprise peut décider d’utiliser DITA pour produire certains contenus, et profiter de la possibilité de réutilisation du contenu de l’architecture DITA, sans qu’il soit nécessaire de changer tous les outils fournissant ou consommant ledit contenu.

Recommanderiez-vous DITA à des entreprises qui ne l’ont jamais utilisé auparavant ?

« Oui. Absolument » répond M. Bissonnette.

« Pour toute entreprise ayant des exigences commerciales, notamment en matière de réorientation du contenu, de filtrage ou de publication multicanal, DITA mérite d’être prise en considération ».

Une caractéristique de la solution DITA que l’ETG a trouvée particulièrement utile est la possibilité de mettre en œuvre un pilote ou une preuve de concept sur un budget avec une petite équipe. Avec l’aide d’un CCMS, vous pouvez aller de l’avant et faire évoluer la solution pour prendre en charge des millions d’objets.

Le fait de collaborer pour produire un contenu de haute qualité représentait autrefois un défi pour l’ETG. IXIASOFT CCMS a beaucoup simplifié le processus d’adoption.

« La future norme Lightweight DITA permettra à des équipes autrement hétérogènes de collaborer. Si la courbe d’apprentissage de DITA peut être un peu abrupte pour certains, il existe des façons d’adoucir cette courbe et de profiter rapidement des avantages, grâce à une mise en œuvre progressive, » explique M. Bissonnette.

des éoliennes dans les fermes

L’AVENIR – COMMENT ÉNERGIR VA-T-IL SE DÉVELOPPER AVEC L’AIDE D’UN CCMS ?

« Notre nouveau jeu d’outils est beaucoup mieux adapté pour évoluer et se développer qu’il ne l’était auparavant, » déclare M. Bissonnette. « Adopter le format XML et un CCMS doté d’une architecture et de processus solides est l’une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour assurer la pérennité de votre organisation. »

Avec IXIASOFT CCMS, l’ETG prévoit être en mesure de relier des systèmes hétéroclites nécessaires à la gestion de différentes fonctions commerciales. Avec un ERP, un SGA, un Lab Management Portal et d’autres systèmes d’information fonctionnant tous en même temps, il est crucial de disposer d’un outil pour soutenir leurs besoins commerciaux croissants. Certains de ces systèmes sont actuellement en cours de mise en œuvre ou de remplacement.

L’ETG compte utiliser le système IXIASOFT CCMS pour relier les répertoires de contenu.

« En montrant aux autres départements les nouvelles fonctionnalités dont nous disposons, nous espérons amener les départements d’ingénierie, de la santé et la sécurité et les autres départements à travailler de manière plus cohérente afin de créer en collaboration une documentation de haute qualité, précise et à jour », explique M. Bissonnette.

ENVISAGER L’AVENIR

L’ETG étudie actuellement la possibilité de réorganiser son programme de formation pour mieux servir un système axé sur les compétences. Il est également question d’intégrer différentes solutions logicielles dans un environnement cohésif. Le personnel doit également être en mesure de trouver facilement du contenu, quel que soit l’endroit où il travaille.

Dans tous les cas, l’architecture DITA XML permettra :

  • de séparer le contenu actuel de sa présentation, qu’il s’agisse du format PDF ou HTML
  • de simplifier la révision du programme de formation, le contenu ayant déjà été divisé en composants de plus petite taille
  • d’appliquer plus facilement des profils de métadonnées flexibles aux différents éléments de contenu (le rendant plus intelligent)
  • d’intégrer plus facilement le contenu hébergé dans le CCMS avec d’autres composants logiciels
  • d’effectuer des ajustements structurels comme les spécialisations et la superposition de règles commerciales avec Schematron

De l’avis de M. Bissonnette, le CCMS est le plus flexible des systèmes de l’ETG.

Avec IXIASOFT CCMS, l’ETG compte combler les écarts entre les différents départements, rationnaliser le processus de documentation technique, et optimiser l’efficacité de leur portail de gestion de l’apprentissage.

« Avec l’architecture DITA, la rédaction structurée et la solution IXIASOFT CCMS, nous pouvons accomplir de grandes choses. »