SUCCESS STORIES

Sybase

Avec l’aide d’IXIASOFT, l’équipe de documentation de Sybase a optimisé ses performances, réduit ses coûts de localisation et gagné en efficacité.

Avec DITA CCMS pour gérer sa suite complexe de logiciels d’entreprise, Sybase est un géant en termes de contenu.

Comment l’équipe de documentation de Sybase réutilise son contenu et assure la cohésion de sa marque dans ses 20 suites de solutions d’entreprise, avec l’aide d’IXIASOFT : un véritable partenaire pour la gestion du contenu DITA.

Détenteur de plus de 140 brevets, avec 185 autres en cours d’homologation, Sybase est le leader mondial dans les secteurs de la gestion des données, de l’analyse, de la messagerie mobile et de la mobilité d’entreprise. L’entreprise a également introduit le terme « unwired enterprise ». Rien d’étonnant donc que 91 des sociétés du classement Fortune 100 dépendent de Sybase qui fête aujourd’hui ses 26 ans d’innovation.

Sybase logo

La grandeur contient sa part de défis. À mesure qu’un éditeur de logiciels grandit, ses produits deviennent des solutions qui peuvent s’intégrer dans des suites qu’il est possible d’organiser et de personnaliser. Pour rester rentable pendant cette évolution, un éditeur de logiciels doit optimiser les performances de ses ressources intellectuelles et humaines. Ces formes de ressources se recoupent souvent dans la division de la publication technique (Technical Publications).

Le groupe Technical Publications de Sybase avait besoin d’un système de gestion de contenu par composant (CCMS) pour améliorer la réutilisation du contenu et assurer la cohérence de la marque, deux aspects essentiels aux bons résultats financiers de l’entreprise. La décision de choisir le IXIASOFT CCMS nécessitait mûre réflexion.

Un examen rapide montre que les exigences de l’équipe Technical Publications de Sybase ressemblent à de nombreuses multinationales :

  • Plusieurs langues dont l’anglais, le chinois, le français, le japonais et l’allemand
  • Organisation complexe : plus de 25 rédacteurs, une douzaine d’architectes de l’information, plus de 50 réviseurs et plusieurs correcteurs et responsables
  • Délais de versions : moins de six mois
  • Force de travail dispersée géographiquement : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Irlande, France et Singapour

Plusieurs formats d’aide disponibles : WebHelp, EclipseHelp et PDF, prise en charge de la contextualisation dans tous les formats

REPÈRES

Sybase est un éditeur de logiciels qui génère un chiffre d’affaires de 1,2 Md de dollars, compte 4 000 employés présent dans 60 pays. Sa division Technical Publications comprend plus de 50 utilisateurs.

Migration à partir de DocBook et FrameMaker.

Principaux arguments en faveur d’un CCMS :

  • Réutilisation du contenu sur une large gamme de suites logicielles
  • Besoin d’une présentation uniforme
  • Augmentation des coûts de localisation
  • Force de travail dispersée géographiquement
  • Amélioration de la justesse du contenu

Pourquoi faire le choix d’un CCMS : Tirer le meilleur parti des avantages de DITA

Sybase a tout d’abord entendu parler des avantages de DITA – contenu modulaire et réutilisable – il y a plusieurs années. Les anciennes solutions, exploitant DocBook et FrameMaker, étaient lourdes et ne permettaient pas de réutiliser le contenu. L’augmentation du nombre de produits en cours de développement et la réduction des délais de mise sur le marché ont incité Sybase à choisir DITA.

Lorsque la directrice du groupe Technical Publications a assisté à sa première conférence sur DITA, elle est restée prudemment optimiste : « Sybase avait trop de suites et de solutions groupées pour prendre en charge des processus isolés conventionnels. Il fallait que tout notre contenu soit géré et apparaisse comme un seul et même produit. Avec une précision fiable. De plus, nous employons moins de rédacteurs techniques qu’auparavant, nous avons plus de travail que jamais, mais nous n’avions aucune visibilité sur la réutilisation du contenu. Notre intention était de tester DITA pour évaluer sa capacité à rationaliser notre processus de documentation. »

Sybase a commencé par une migration interne de DocBook vers DITA, à l’aide de scripts de transformation. Pendant la transition, Sybase a élaboré un système de compilation « maison » basé sur DITA OT. Après quelques années, ce système « maison » n’avait pas seulement gagné en popularité mais était devenu un symbole de la réussite avec DITA.

Après plusieurs cycles de vie de produit avec DITA, la direction de Tech Pubs a constaté une amélioration notable de la réutilisation du contenu. Pourtant, les responsables ne parvenaient pas à exploiter le plein potentiel de DITA, ni à s’empêcher de penser qu’ils pouvaient faire bien mieux. Sybase a mis en place DITA dans les petites équipes, mais sentait qu’une migration à grande échelle pouvait générer des retombées beaucoup plus importantes. Ce qui impliquait un CMS unificateur.

La migration vers DITA laissait cependant quelques questions en suspens :

  • Quand constaterons-nous enfin une baisse des coûts de localisation ?
  • Pourquoi nos documents n’ont-ils toujours pas une présentation claire ?
  • Comment savons-nous quelle version d’une rubrique utiliser pour un produit spécifique ?
  • Que pouvons-nous faire pour éviter les goulets d’étranglement dans le processus et une collaboration mal coordonnée ?
  • Comment mes rédacteurs techniques peuvent-ils réutiliser le contenu s’ils n’arrivent pas à le trouver ?
  • Où pouvons-nous éliminer les erreurs dans nos supports publiés ?

Aujourd’hui, nous confions notre produit phare, Adaptive Server Enterprise, à IXIASOFT, pour un résultat qui a dépassé, et de beaucoup, nos attentes.
Anna Hartman – Responsable des solutions de publication technique

Un business case avantageux

Avant de valider le financement d’un CCMS, le directeur technique de Sybase qui détenait le budget avait demandé une analyse de rentabilité pour identifier les économies potentielles :

  • Réduire les coûts de localisation : rationaliser le processus de localisation en augmentant la réutilisation du contenu et en diminuant le volume de contenu nécessitant une localisation.
  • Augmenter l’efficacité des rédacteurs techniques et des éditeurs : la capacité de rechercher et de réutiliser du contenu peut doubler la productivité du rédacteur technique (hausse déjà constatée chez d’autres clients d’IXIASOFT).
  • Éviter les retards de lancement de produit : deux semaines de retard coûtent 5 millions de dollars à une entreprise de plusieurs milliards de chiffre d’affaires.

Évaluation des fournisseurs de DITA CMS : L’intégrité : une révélation

La division Technical Publications a obtenu le budget pour trouver le meilleur CCMS DITA disponible. Une demande d’information a été envoyée aux principaux fournisseurs, dont un prestataire open source. Chacun de ces fournisseurs a affirmé que son CMS pouvait prendre en charge Sybase (et Eclipse), mais seules trois propositions ont été considérées comme dignes de foi. En fait, l’authenticité était sans doute le trait de caractère le plus insaisissable des fournisseurs de CMS.

Comme l’a fait remarquer Anna Hartman : « DITA n’en est encore qu’au début de sa phase d’adoption. Par conséquent, parmi les trois ou quatre systèmes CMS les plus fiables, aucun d’eux ne sera parfait tel quel. Et les fournisseurs avancent n’importe quel argument pour retenir votre attention. Donc le choix s’est résumé à la question suivante : à quel fournisseur puis-je faire confiance pour s’investir à long terme dans la réussite de mon entreprise ? »

Sybase a été impressionné par l’expertise d’IXIASOFT et son engagement total envers DITA. L’entreprise a observé l’équipe R&D d’IXIASOFT constamment affiner et perfectionner la solution. Anna Hartman a également été impressionnée par la flexibilité du CMS et l’intégrité des commerciaux d’IXIASOFT.

Les fournisseurs de petite taille ont fait des promesses qu’au final ils ne pouvaient pas tenir. Et les fournisseurs plus importants ne sont pas prêts à répondre à des demandes raisonnables. IXIASOFT, avec un contraste rafraichissant, a fait preuve d’honnêteté, de dynamisme et de réactivité. Sa vision à long terme de son CCMS est claire et l’entreprise sait écouter ses clients pour créer de nouvelles fonctionnalités et maintenir sa solution à la pointe. Nous sommes très heureux de l’évolution de DITA CCMS, qui aujourd’hui est une solution mature et innovante », se réjouit Anna Hartman.

Une mise en œuvre concrète : L’avènement d’un véritable partenariat

Entre la signature et la mise en production, la phase de mise en œuvre a duré trois mois dans le respect du délai et du budget. Les consultants et ingénieurs d’IXIASOFT ont démarré le projet efficacement et avec enthousiasme avec une approche méthodique permettant une intégration rapide du CCMS, qui nécessite une courbe d’apprentissage bien plus courte que lors de la transition DITA initiale. Toutes les parties prenantes chez Sybase ont été rapidement mises à niveau, et leurs préoccupations ont été prises en compte.

De plus, Sybase et IXIASOFT ont créé un environnement sain pour un CCMS DITA. Voici les bonnes pratiques mises en œuvre :

Avec son approche orientée client du développement de produit, IXIASOFT a vu dans les demandes de Sybase une opportunité d’améliorer son CCMS. IXIASOFT envisage les partenariats à long terme comme mutuellement bénéfique aux deux parties.

Coûts de traduction réduits. Réutilisation plus intelligente du contenu. Gestion de la marque. Aucun compromis.

Aujourd’hui, Sybase continue de voir des avantages tangibles grâce au CCMS d’IXIASOFT. Tout d’abord, ce système a permis à Sybase de reprendre le contrôle de ses coûts de localisation. Dans le monde des logiciels d’entreprise, les budgets de localisation atteignent 500 000 $ en moyenne. Même avec une nouvelle courbe d’apprentissage, Sybase a vu ses coûts de localisation chuter de 14 %.

Hartman explique comment :

« Avant, nous aurions envoyé les fichiers Frame aux prestataires de localisation qui auraient géré l’ensemble du processus : traitement, traduction et génération de la sortie. Aujourd’hui, avec IXIASOFT, tout le processus est réintégré dans nos processus rationalisés, en dehors de la traduction elle-même. Maintenant, avec une réutilisation de contenu digne de ce nom, nous sommes sûrs que seul le nouveau contenu est envoyé en traduction. »

Sybase a réduit de beaucoup ses besoins de localisation externes. Les économies devraient bondir à 30 % ces prochaines années.

Le CCMS permet à Sybase de suivre rapidement et facilement le contenu sur tous types de support et à chaque phase du développement. Maintenant, l’équipe de Tech Pubs a mis en place un guichet unique avec un répertoire de contenu et une interface utilisateur aboutie. « Réutiliser le contenu est un jeu d’enfant avec les puissantes fonctionnalités de recherche d’IXIASOFT », confie un utilisateur de chez Sybase. Avec une réutilisation maximalisée du contenu, la cohésion de la marque devient une conséquence naturelle et non plus un objectif inaccessible.

Dans les semaines qui suivent la rédaction de ce texte, Sybase prévoit de quantifier la productivité, mais une première analyse suggère d’ores et déjà une amélioration de 30 %. Pour mesurer et améliorer la productivité, Sybase va utiliser l’outil de rapport intégré au CCMS, qui permet d’analyser les données pertinentes, comme le temps de publication d’un document, le taux de réutilisation des rubriques, la vitesse de développement du contenu (par auteur et par projet), etc. Si le lecteur espère que l’activité au sein du groupe Tech Pubs soit révolutionnée, c’est à IXIASOFT qu’il le devra.

Questions commerciales qu’un acheteur potentiel doit poser à chaque fournisseur de CCMS :

  • Possédez-vous une expertise DITA en interne et avez-vous participé à la définition du standard DITA depuis le tout début ?
  • Si votre solution a besoin d’améliorations, pourrai-je contacter directement votre équipe de recherche et de développement ?
  • Avez-vous des références fiables prêtes à discuter de leur expérience avec la solution et l’entreprise ?
  • Avant la mise en œuvre, seriez-vous d’accord pour effectuer une analyse détaillée des spécifications, afin d’être sûr que tous mes besoins sont pris en compte et d’avoir une vision transparente de chaque étape ?

 Questions techniques :

  • Ce CCMS est-il centré sur DITA ? Prend-il en charge la norme DITA à 100 % ?
  • Avez-vous une base de données XML native, assurant une gestion facilitée des spécialisations DITA ?
  • Les spécialisations DITA sont-elles prises en charge ? Si oui, COMMENT le sont-elles (en insistant sur le « comment ») ?
  • Pouvons-nous configurer facilement votre moteur de processus en fonction de nos propres processus ?

La solution est-elle totalement compatible avec UNICODE, condition indispensable pour prendre en charge les langues asiatiques et moyen-orientales ?

La mise en œuvre initiale de DITA a apporté plusieurs avantages. Mais, l’équipe de Tech Pubs était convaincue de pouvoir faire encore beaucoup mieux.

  • La cohérence de la marque restait encore hors de portée.
  • En soi, DITA n’offrait aucun mécanisme permettant de réutiliser le contenu avec efficacité.
  • Les erreurs persistaient dans les documents publiés.

Principaux avantages du IXIASOFT CCMS :

  • CCMS spécialement conçu pour gérer le contenu DITA
  • Interface unifiée pour créer et gérer le contenu avec une navigation simple
  • Outils pour localiser et réutiliser du contenu rapidement

Un CCMS DITA pour les fabricants de logiciels

IXIASOFT CCMS répond aux besoins spécifiques des éditeurs de logiciels. L’équipe Tech Pubs de Sybase a bien compris l’intérêt du CMS DITA d’IXIASOFT pour elle :

  • Les cycles de vie courts ont besoin de la réutilisation du contenu et des processus rapides
  • Les suites logicielles complexes génèrent des volumes importants de contenu
  • Le contenu client mis en forme doit être impérativement cohérent et directement reconnaissable
  • Les éditeurs de logiciels réutilisent du contenu sur le plus large spectre des supports : papier, en ligne et dans les logiciels eux-mêmes

Les éditeurs de logiciels emploient des experts métier, des architectes de l’information et des ingénieurs extrêmement compétents, dont beaucoup sont très désireux d’adopter une nouvelle technologie.