成功事例

顧客事例

採掘技術のグローバルリーダーが Microsoft Word から IXIASOFT CCMS に進化してドキュメンテーションを合理化した方法をこの顧客事例でご紹介します。是非お読みください。

採掘技術のグローバルリーダーはどのようにして Microsoft Word から IXIASOFT CCMS に切り替えてドキュメンテーションを管理しているのか、その方法をご紹介

IXIASOFT の欧州の顧客の一社は、鉱物と金属の加工技術をけん引するグローバルリーダーです。4,500 人以上の従業員、サービスセンターと研究施設のグローバルネットワークを擁し、年間売り上げは 10 億ユーロを超えています。同社は技術とサービスの提供に取り組んで、地球の天然資源の持続可能な利用を奨励しています。この 2、3 年は、工業用水処理、代替エネルギーの利用、化学工業用の数々の画期的な技術と革新的なソリューションを開発してきました。

同社は、鉱物加工とマテリアル、およびエネルギーと水の 2 つの主要な事業分野で操業しています。それぞれの分野は、合計 17 の製品ラインを含む 7 つの製品グループに分かれており、各製品ラインには数十もの製品があります。合計 1,400 以上のソリューションを提供しています。

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それぞれの分野は、合計 17 の製品ラインを含む 7 つの製品グループに分かれており、各製品ラインには数十もの製品があります。合計 1,400 以上のソリューションを提供しています。

CCMS を採用する前は、Microsoft Word を使って文書を作成、管理していました。複雑でハイリスクな大型機器を扱うことが多い産業では、法規に従うことが極めて重要です。小さなエラーが 100 度の硫酸の漏れ、あるいはそれ以上の惨事を引き起こしかねません。特に同社は成長と拡大を続けていたので、一貫性のある維持可能な、ユーザーフレンドリーで正確なコンテンツを作成することは大変でした。2019 年、同社は IXIASOFT CCMS を導入しました。ここでは、そのストーリーをご紹介します。

CCMS 採用の推進要因

IXIASOFT CCMS を選ぶまではの以前のドキュメンテーション環境では複数の課題に直面していて、ドキュメント制作プロセスをなかなか合理化できませんでした。以前の環境の課題は次のとおりです。

  • 一貫性と統一性のある文書の制作に悪戦苦闘
  • コンテンツの維持が困難(多数の繰り返しコンテンツ、バージョンの追跡)
  • 執筆者とユーザーの検索機能が不十分
  • 高い印刷費(一部の文書パックは 10 万以上のページ)
  • 地理的に分散した部門と社内チームとの間で連携が取れない

IXIASOFT CCMS を採用することにしたのは、上記の課題を克服したいだけでなく、次の要因もありました。

  • ローカリゼーションの効率性を上げ、コストを減らしながら、20~30 言語にローカライズすることが必要
  • 特に、製品の様々なタイプを扱う上で、文書内の精度を高めることが必要
  • すべての文書とプラットフォームで一貫したブランド化を推進したい
  • ソースコンテンツと翻訳済みコンテンツの DTP コストを削減したい

クイックファクト

  • 2019 年の具体的な連結売上額:4,500/10 億以上の収益
  • 4,500 人の従業員
  • 事業分野:鉱物加工と金属、エネルギーと水
  • NASDAQ OMX ヘルシンキで上場
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IXIASOFT CCMS が選ばれる理由

コンテンツの管理が向上

IXIASOFT CCMS を採用した 1つの理由は、特に、専用機器の IOMS (installation, operation, maintenance, service:設置、操作、メンテナンス、サービス)マニュアル、顧客と社内ユーザー双方のサービスワークブックの制作でコンテンツをより確実に管理することでした。これらの機器のユーザーマニュアルは製品のライフサイクル全体をカバーします。各マニュアルは、機器の説明、安全性、輸送と保管、設置、操作、メンテナンス、用途廃止、最適な再利用先を示した処分方法など 10 のセクションに分かれています。

Dynamic Release Management (DRM)

同社は CCMS 選択プロセスにおいて、IXIASOFT の DRM モジュールを「決定打」に挙げています。選択時、同社では 19 の浮選セルプロジェクトが進行中でした。各プロジェクトでは複数のサイズの浮選セルを扱い、各セルには複数の種類があり、提供方法もそれぞれ異なります。他の CCMS サプライヤーのソリューションでは、何かを発行するたびにドキュメンテーションシステム全体を完全にフリーズさせる必要があるため、コンテンツが重複し、バージョンチェックが増えてしまいます。DRM では、マスターマニュアルから複数の種類を作ることができるため、より効率的なソリューションが実現し、更新をより確実に管理できます。

複数言語に効率的にローカライズすることが可能

IXIASOFT CCMS はマニュアル制作だけでなく、ローカリゼーションプロセスも促進します。この会社にとって、ローカリゼーションはもう 1つの非常に重要なポイントです。コンテンツはユーザーの言語で提供することが法で定められています。この基幹コンポーネントにより、文書を最大 30 の言語で確実に、コスト効率よく短期間で提供することができます。

シンプルなインタフェース

同社が IXIASOFT CCMS に惹かれたもう 1 つのコンポーネントは、シンプルなユーザーインタフェースです。ダッシュボードレイアウトは検討した他のツールに比べて、DITA を使ったことがないユーザーにとって直感的に操作がしやすいものでした。

構造化コンテンツ/DITA に移行する理由

過去に社内で DITA を扱ったことがある同社は、決定に迷いがありませんでした。DITA は 絶対に必要でした。 IXIASOFT CCMS を選んだのは、「そのまま使える」ソリューションを得られるからです。 ドキュメンテーションの工程全体を通じてどの機能を使用するかを選べるように、豊富な機能を備えた CCMS を選びたいと考えていました。 彼らは、スケーラブルなコンテンツアーキテクチャとツールセットを求めるどの企業にも DITA と IXIASOFT を勧めています。

将来を見据えて

同社はドキュメント制作の工程を進める中、顧客用の高品質な文書の制作を継続し、全パブリケーションにわたって一貫性のあるブランドを築くために、IXIASOFT CCMS をフルに活用する計画です。