Grundlegendes zum Content-Workflow
Während des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments durchläuft der Inhalt verschiedene Phasen. In jeder Phase ist Input von Benutzern mit verschiedenen Rollen erforderlich.
Jedes Objekt erhält einen Status und der Status ändert sich gemäß dem in Ihrer Umgebung definierten Workflow. Ein Topic kann z. B. den folgenden Workflow durchlaufen, von Status "Beitragen" bis Status "Fertig":
Der Status eines Objekts stellt Ihnen folgende Informationen zu Verfügung:
- An welcher Stelle es sich im Dokumentationsprozess befindet
- Welche Schritte als Nächstes durchgeführt werden müssen
- Was erledigt werden muss, bevor das Objekt abgeschlossen ist
Jede Person kann eine oder mehrere Rollen haben. In Ihrer Umgebung kann es beispielsweise die Rollen Contributor, Writer, Editor und Reviewer geben. Von einer Person, der eine bestimmte Rolle zugewiesen ist, wird erwartet, dass sie auf eine bestimmte Weise an dem zugewiesenen Inhalt arbeitet.
In Ihrer Organisation wird von Fachexperten beispielsweise erwartet, dass sie Inhalte verfassen, die dann zur Optimierung an technische Redakteure übergeben werden. Danach geben die technischen Redakteure die Inhalte zurück an die Fachexperten, die sie verifizieren und ggf. Änderungen vornehmen. In diesem Fall können die Fachexperten die Rollen "Contributor" und "Reviewer" haben, und technische Redakteure können die Rolle "Writer" haben.
Beispiel eines Workflows
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines möglichen Workflows für Dokumentationen. Viele weitere Workflows sind möglich. Der Prozess könnte mit einem technischen Redakteur, einem Informationsarchitekt oder einem ganz anderen Benutzer beginnen.
- Der technische Redakteur erstellt eine Map und einige Topics.
- Er fügt den Topics grundlegenden Inhalt hinzu.
- Er weist die Topics einem Fachexperten zu, die die Rolle "Contributor" hat.
- Dann ändert der technische Redakteur das Topic in den Status "Beitragen".
- Wenn der Fachexperte die Seite "Meine Zuweisungen" öffnet, werden die ihm zugewiesenen Topics im Status "Beitragen" als zu bearbeitende Elemente angezeigt.
- Klickt der Fachexperte auf Bearbeiten, wird das Topic aus dem Repository ausgecheckt und im Topic-Editor geöffnet.
- Sobald der Fachexperte seinen Inhalt im Topic-Editor verfasst hat, klickt er auf Einchecken.
- Der Fachexperte ändert den Status des Objekts zum Arbeitsstatus und weist es wieder dem technischen Redakteur zu.
- Der technische Redakteur arbeitet an dem Topic. Wenn er fertig ist, setzt er das Topic auf den Status "Überprüfen" und weist es wieder dem Fachexperten zu.
- Der Fachexperte prüft den Inhalt im Topic. Er kann neue Informationen hinzufügen oder weitere Änderungen empfehlen.
- Anschließend checkt der Fachexperte das Topic ein und setzt es wieder auf den Arbeitsstatus. Der technische Redakteur erhält so die Möglichkeit, an den Inhalten zu arbeiten oder diese anzuzeigen.
- Nachdem der technische Redakteur seine Arbeit abgeschlossen hat, ändert er den Status zum Status "Abgeschlossen".
- Der Produktmanager oder der Informationsarchitekt setzt die abgeschlossenen Topics auf den Status "Fertig", die dann nach Bedarf entweder veröffentlicht oder zur Lokalisierung gesendet werden können.