Grundlegendes zu Inhalts-Workflows
Während des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments durchläuft der Inhalt verschiedene Status. Jeder Status erfordert Eingaben von Benutzern mit unterschiedlichen Rollen.
Jeder Status entspricht einer Phase des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments. Jedes Objekt erhält einen Status, der zeigt, in welcher Phase sich das Objekt befindet. Der Status der Objekte ändert sich gemäß dem in Ihrer Umgebung definierten Workflow. Ein Topic kann beispielsweise den folgenden Workflow vom Status Contribute bis zum Status Fertig durchlaufen:
Der Status eines Objekts stellt Ihnen folgende Informationen zu Verfügung:
- An welcher Stelle es sich im Dokumentationsprozess befindet
- Welche Schritte als Nächstes durchgeführt werden müssen
- Was erledigt werden muss, bevor das Objekt abgeschlossen ist
Rollen und Workflows
Jede Benutzer kann eine oder mehrere Rollen haben. In Ihrer Umgebung kann es beispielsweise die Rollen Contributor, Writer und Reviewer geben. Wenn einem Benutzer über eine Rolle Inhalte zugewiesen werden, wird von diesem Benutzer erwartet, dass er die zugewiesenen Inhalte auf eine für diese Rolle spezifische Weise bearbeitet.
Von Subject Matter Expert wird beispielsweise erwartet, dass sie Inhalte verfassen, die dann zur Optimierung an technische Redakteure übergeben werden. In diesem Fall können die Subject Matter Expert die neuen Inhalte erstellen, während sie über die Rolle "Contributor" zugewiesen werden, und die technischen Redakteure können die Rolle "Writer" haben. Danach geben die technischen Redakteure die Inhalte zurück an die Subject Matter Expert, die sie verifizieren und ggf. Änderungen vornehmen, indem Sie sie ihnen in der Rolle "Reviewer" zuweisen.
Jede Rolle arbeitet nur an Objekten mit bestimmten Status. Da verschiedene Rollen an Objekten arbeiten müssen, kann ein Autor oder ein anderer Benutzer den Status des Objekts ändern. Dadurch erhalten Benutzer mit dieser Rolle die Möglichkeit, an dem Objekt zu arbeiten.
Objektabhängigkeiten und Workflows
Ein Objekt kann in seinem Workflow nicht weiter fortgeschritten sein als die Abhängigkeiten, auf die es verweist. Wenn in einem Topic beispielsweise auf Grafiken verwiesen wird, kann das Topic nicht in den Status Fertig wechseln, bevor diese Grafiken in den Status Fertig wechseln. Dadurch wird sichergestellt, dass das Objekt nur auf Abhängigkeiten verweist, die mindestens so vollständig sind wie das Objekt selbst. So wird beispielsweise verhindert, dass sich ein Topic im Status Fertig befindet, wenn es auf nicht fertiggestellte conrefs verweist, die sich immer noch im Status Arbeiten befinden. Andernfalls könnten unvollständige Inhalte in Objekte gelangen, die eigentlich vollständig sein sollten.