CCMS ou systèmes de gestion de contenu par composant

Bien qu'il soit possible de créer, gérer et éditer des contenus dans DITA sans avoir recours à un SGCC, leur utilisation facilite toujours la réalisation de ces tâches.

Un système de gestion de contenu par composant (SGCC) est un système informatique permettant de gérer le cycle de vie et le développement de la documentation, notamment les processus de création, de mise à jour, de publication et de traduction de l'information. Un SGC est particulièrement important pour des approches de documentation modulaire comme DITA : il permet aux auteurs de repérer les rubriques ou les éléments déjà rédigés, de gérer le nommage des fichiers et des dossiers sans briser les références croisées et les autres relations, de gérer les références de contenu, de permettre à différents auteurs de travailler en groupe sur les mêmes documents, et de conserver les versions précédentes des rubriques à des fins de sauvegarde, d'archivage et de contrôle.

De nombreux systèmes utilisent également un statut de publication permettant de gérer l'évolution du statut de l'information depuis le brouillon jusqu'à la publication en passant par la révision et l'autorisation de publication. La plupart des systèmes incluent la gestion des droits utilisateurs, pour que les différents utilisateurs disposent d'un accès différent à l'information selon leur rôle dans le processus de documentation.

Dans un projet DITA, la gestion de contenu est plus importante lorsque le travail est collaboratif. Lorsqu'une personne est responsable des six étapes du cycle de vie du contenu, le travail de gestion de contenu est simple. Cependant, lorsqu'il existe une multitude de rédacteurs, d'éditeurs et de langues, ainsi que des règles d'approbation et des exigences d'archivage plus complexes, le travail de gestion devient énorme et un SGCC est alors impératif.

Un SGCC prend habituellement en charge les caractéristiques suivantes :
  • Importation et création de documents et de supports multimédia.
  • Identification de tous les utilisateurs clés et de leurs rôles.
  • Possibilité d'assigner des rôles et des responsabilités à différents types de contenu ou catégories.
  • Possibilité d'avertir les utilisateurs intéressés des changements de contenu.
  • Possibilité de suivre et gérer différentes versions d'un même contenu.
  • Possibilité d'effectuer des recherches à travers le texte ou les métadonnées de tout le contenu.
  • Possibilité de publier le contenu.

Le contenu au sein d'un SGCC DITA est normalement enregistré (au format DITA) dans un répertoire de base de données. Une base de données facilite la gestion des versions multiples, la récupération et l'archivage du contenu. Certains systèmes utilisent une base de données XML, un type de technologie optimisée pour travailler avec les fichiers XML.