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Intel FPGA

Découvrez comment une société de plusieurs milliards de dollars a gagné en performance en remplaçant les outils de publication traditionnels par DITA.

DE FRAMEMAKER® À DITA : COMMENT ALTERA A TROUVÉ SA SOLUTION DE DOCUMENTATION AVEC DITA XML ET IXIASOFT DITA CMS

Altera® Corporation est une entreprise du domaine des semi-conducteurs générant 2 milliards de dollars par an¹. Elle est connue principalement pour ses circuits logiques programmables qui permettent aux clients de mettre au point des solutions informatiques flexibles et adaptées à leurs besoins. Fondée en 1983, la société Altera, dont le siège se trouve dans la Silicon Valley, en Californie emploie plus de 3 000 personnes dans plus de 20 pays. Elle compte parmi ses clients des entreprises des domaines des télécoms, du travail en réseau, des équipements médicaux, de l’audiovisuel, mais aussi de l’armée et de l’automobile². Ces entreprises utilisent les circuits logiques programmables (FPGA) fabriqués par Altera dans la fabrication de leurs propres produits.

En juin 2015, Altera et Intel® ont annoncé avoir conclu un accord de rachat d’Altera par Intel pour 16,7 milliards de dollars. Cette acquisition sera probablement effective à la fin du premier trimestre 2016.

ALTERA RELÈVE SES DÉFIS EN MATIÈRE DE DOCUMENTATION

Pour optimiser la vente de ses appareils, Altera mise en grande partie sur la documentation. Elle doit donc absolument pouvoir compter sur une documentation précise, facilement accessible et totalement à jour pour que ses clients sachent quoi acheter et comment intégrer correctement les composants Altera à leurs produits. La majorité des personnes qui téléchargent la documentation disponible sur le site d’Altera sont des ingénieurs en conception qui ont besoin de connaître les fonctionnalités d’un circuit FPGA afin de pouvoir déterminer s’il est compatible avec le produit qu’ils sont en train de créer.

L’équipe principale de documentation d’Altera est composée de 28 personnes dont le travail a une portée internationale, la plupart des rédacteurs techniques étant basés à San Jose, en Californie. L’équipe compte également sept traducteurs chargés de localiser des contenus spécifiques en japonais et en chinois simplifié, afin d’étendre la présence d’Altera dans le monde entier.

Avant de passer à DITA, l’équipe de documentation d’Altera utilisait des outils de publication classiques comme Adobe® FrameMaker® et RoboHelp®, pour créer des documents HTML et PDF destinés à être publiés en ligne. La documentation en elle-même était précise et de bonne qualité, mais il existait des problèmes au niveau de l’expérience des utilisateurs. Les clients faisaient part de leurs frustrations liées aux difficultés à rechercher des informations dans la documentation en ligne. Altera a constaté qu’une partie du problème lié aux documents PDF provenait du fait que le moteur de recherche tronquait le texte du PDF au cours de l’indexation. Les utilisateurs ne pouvaient donc pas faire une recherche sur l’ensemble du texte de chaque document. La recherche d’un terme spécifique lié à un produit ou à une technique d’ingénierie sur le site Internet d’Altera renvoyait une dizaine de fichiers, sans indication supplémentaire permettant d’identifier le résultat adéquat.

Les membres de l’équipe d’Altera ont également constaté qu’ils consacraient trop de temps à la mise en forme du contenu, notamment concernant les tableaux. Il s’agit d’un problème courant pour les entreprises de semi-conducteurs, dont beaucoup de documents contiennent de très nombreux tableaux détaillant des éléments comme les valeurs électriques, thermiques ou signalétiques de leurs composants.

Outre la mise en forme des tableaux, les rédacteurs consacraient également beaucoup de temps à régler des détails tels que les sauts de page, le retrait du texte, l’espace au-dessus et en dessous des blocs de texte et l’alignement des éléments dans les listes. Bien que le soin apporté à la mise en forme permette d’améliorer l’apparence d’un document, Altera estima qu’il serait préférable d’employer une partie du temps consacré à cette tâche à rédiger du contenu supplémentaire.

Une analyse interne des besoins en documentation d’Altera révéla 4 problèmes principaux à résoudre afin de mieux répondre aux attentes des clients :

Recherche : amélioration des fonctions de recherche

Évolutivité : augmentation du nombre de produits documentés, sans augmentation prévue du nombre de rédacteurs

Documentation personnalisée : répondre à la demande croissante de documents plus concis et plus spécialisés, émanant de gammes de produits hautement configurables

Cycle de publication : réduction du délai de mise sur le marché de la documentation et réactivité accrue en cas de correction ou de mise à jour des documents existants

REPÈRES

  • Secteur : Semi-conducteurs
  • Chiffre d’affaires : 2 Mds de dollars (US)
  • Produits : puces programmables (circuits logiques, FPGA)
  • Siège : San Jose (Californie)
  • Entreprise présente dans plus de 20 pays
  • Agences de communication technique : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Malaisie
  • Employés dans le monde : 3 000
  • Équipe de documentation : 28 rédacteurs, 7 traducteurs

 Principaux critères en faveur d’un CCMS :

  • Recherche
  • Évolutivité
  • Documentation personnalisée
  • Cycles de publication

DITA XML, PARTIE INTEGRANTE DE LA SOLUTION

Pour trouver des solutions à ces problèmes, Sergio Brizuela, Technical Communications Manager chez Altera, a participé à la conférence ICC (Intelligent Content Conference) en 2011. Il s’est alors rendu compte que de nombreuses autres entreprises étaient également confrontées à ces problèmes et avaient réussi à les surmonter grâce à la technologie DITA XML. Il était clair que la technologie DITA pouvait résoudre une grande partie des problèmes de son équipe de documentation.

Les présentations relatives à DITA auxquelles il a assisté lors de la conférence ICC ont convaincu Sergio que cette technologie pouvait permettre de résoudre les problèmes suivants :

  • Améliorer l’expérience utilisateur grâce à une fonction de recherche améliorée, en fournissant davantage de contenu HTML incluant des métadonnées de meilleure qualité
  • Optimiser la réutilisation du contenu, en permettant à chaque rédacteur de produire plus
  • Créer une documentation plus concise, mieux adaptée aux besoins des clients avec des rubriques DITA
  • Raccourcir les cycles de publication en combinant DITA à un système de gestion de contenu par composant (CCMS)

Sergio était conscient que faire passer son équipe de documentation à DITA entraînerait des dépenses substantielles et nécessiterait une gestion adéquate du changement. Mais en faisant le calcul, son business plan démontrait clairement les économies que l’entreprise pouvait réaliser en mettant en œuvre la solution DITA XML accompagnée d’un système CCMS. Sergio a embauché Severin Foreman, architecte de l’information, pour guider la mise en œuvre de DITA. Il a également choisi Comtech Services pour animer des ateliers de formation sur les techniques de rédaction minimaliste pour son équipe de documentation.

En choisissant IXIASOFT DITA CMS, après avoir adopté la norme DITA, l’équipe d’Altera savait qu’il lui fallait travailler avec un CCMS pour optimiser son processus de documentation. Un processus rigoureux, d’une année, a été nécessaire pour déterminer quel CCMS DITA correspondrait le mieux aux besoins des rédacteurs. Après examen minutieux de l’ensemble des solutions compatibles DITA présentes sur le marché, l’entreprise a testé activement ses fournisseurs favoris, parmi lesquels IXIASOFT. Altera a sélectionné la solution IXIASOFT DITA CMS sur la base des éléments suivants :

  • Approche axée sur l’excellence
  • Création DITA avec système intégré
  • Procédures et fonctions de recherche performantes

Avec DITA CMS, nous avons fait un grand bond en avant. Je sais que les rédacteurs apprécient de disposer d’un répertoire centralisé, dans lequel les objets qui sont verrouillés le sont au niveau mondial et ne peuvent pas être remplacés par un autre utilisateur. Ils aiment aussi pouvoir assurer rapidement le suivi des dépendances des objets et consulter leur historique de révision. Ces fonctionnalités sont très appréciées.
Severin Foreman – Architecte de l’information

Les avantages d’une approche axée sur l’excellence

IXIASOFT DITA CMS propose un CCMS complet avec une approche axée sur l’excellence en complément de sa solution. Ainsi, les clients ont la possibilité de choisir les outils complémentaires qui leur conviennent le mieux et ne sont pas obligés d’utiliser une solution reposant sur une suite unique, dont les composants ne sont pas forcément les plus performants du domaine. Pour compléter son système DITA CMS, Altera a choisi l’éditeur XML leader du marché, oXygen (SyncRO Soft) pour la création, DITAweb (Mekon) pour la diffusion dynamique et Adobe® CQ comme solution de gestion de son site Internet.

Interface DITA unique et centralisée

Une autre fonction essentielle pour les créateurs de contenu d’Altera était l’interface utilisateur unique fournie par la solution IXIASOFT DITA CMS pour toutes les interactions DITA. DITA CMS propose un système 100 % intégré qui permet de travailler sur tous les éléments DITA, depuis la création et la recherche de contenu jusqu’à la gestion du processus et la production des documents.

De nombreux autres systèmes CMS fournissent une expérience fragmentée aux rédacteurs, avec des plug-ins qui s’exécutent dans des programmes distincts et autonomes. Il devient alors difficile pour les utilisateurs de savoir à quel stade de la procédure se trouvent les rubriques DITA, ce qui n’est pas idéal comme environnement de travail. Pour Sergio, l’interface DITA CMS intégrée « est l’un des principaux facteurs qui ont fait pencher la balance en faveur d’IXIASOFT par rapport aux autres solutions. »

Procédures et recherches performantes

Les procédures et fonctions de recherche performantes intégrées à la solution IXIASOFT DITA CMS ont également joué un rôle décisif dans le choix d’Altera. Les fonctionnalités de recherche étendue et instantanée du système permettent aux créateurs de contenu de trouver ce qu’ils recherchent rapidement et facilement. Avec DITA CMS, les créateurs de contenu peuvent savoir qui a travaillé précédemment sur un fichier donné, voir dans quel document une rubrique est déjà utilisée et savoir si un expert technique a approuvé une rubrique en vue de sa publication. Comme le dit Severin, « Avec DITA CMS, nous avons fait un grand bond en avant. Je sais que les rédacteurs apprécient de disposer d’un répertoire centralisé, dans lequel les objets qui sont verrouillés le sont au niveau global et ne peuvent pas être remplacés par un autre utilisateur. Ils aiment aussi pouvoir suivre rapidement les dépendances des objets et consulter leur historique de révision. Ces fonctionnalités sont très appréciées. »

EN QUOI DITA CMS A ÉTÉ UN CHANGEMENT POSITIF POUR ALTERA

J’apprécie vraiment les équipes d’IXIASOFT. Ce sont des personnes qui sont passionnées par ce qu’elles font et qui réfléchissent intelligemment à ce qu’elles sont en train d’élaborer. Nous sommes sur la même longueur d’onde !
Severin Foreman – Architecte de l’information

Si Altera en est encore à ses débuts dans la mise en œuvre de la documentation reposant sur la technologie DITA, l’entreprise commence déjà à atteindre ses objectifs, notamment dans les domaines suivants :

  • Amélioration de l’expérience utilisateur, avec des fonctionnalités de recherche en ligne plus performantes et la publication de davantage de contenu qu’au format HTML avec des métadonnées descriptives.
  • Augmentation du nombre de publications, rendue possible par une réutilisation efficace du contenu.
  • Efforts concentrés sur la création de contenu et de documentation davantage orientés client.
  • Processus de documentation plus pratiques et plus fiables : les créateurs de contenu répondent rapidement aux commentaires et les processus rationalisés garantissent la validation du contenu avant sa publication.

RÉUTILISATION ÉPROUVÉE DU CONTENU

L’une des raisons ayant poussé Altera à migrer vers une documentation DITA structurée a été la nécessité de rendre les rédacteurs plus efficaces en leur permettant de produire des documents à la fois plus concis et plus pertinents pour leurs utilisateurs. Le caractère modulaire de cette technologie permet de mesurer très facilement la production et la réutilisation du contenu des rubriques DITA. Avec la solution IXIASOFT DITA CMS, qui intègre de puissants outils de requêtes, il est extrêmement simple de suivre la réutilisation du contenu. Les résultats des requêtes peuvent être exportés et analysés à l’aide d’un tableur tel que Microsoft® Excel, ou bien être analysés de façon plus approfondie à l’aide de l’outil open source BIRT (Business Intelligence Reporting Tool).

À partir d’une formule de réutilisation de contenu³ élaborée par le Dr Bill Hackos, cofondateur et vice-président de Comtech Services, Altera a déterminé qu’elle réutilisait environ 130 % du contenu de ses manuels⁴ et un peu moins sur d’autres contenus techniques. Severin s’en est réjoui : « Nous constatons une augmentation de la réutilisation ! Une spectaculaire augmentation ! »

Ces résultats relevés chez Altera démontrent qu’une portion significative du contenu est réutilisée de façon efficace, permettant ainsi de fournir des documentations plus fiables à leurs utilisateurs. La réutilisation permet également de réduire la charge de travail des créateurs de contenu, qui n’ont plus besoin de réécrire le même contenu et peuvent se concentrer sur une production plus ciblée sur leurs utilisateurs. Altera est donc véritablement en bonne voie pour mener à bien le déploiement de l’environnement DITA CMS. L’utilisation de DITA CMS commence également à faire apparaître d’autres avantages :

  • Charge de travail réduite en matière d’assistance pour les ingénieurs Altera sur le terrain, grâce à la meilleure qualité de la documentation
  • Meilleure cohérence de la documentation grâce à une réutilisation plus importante du contenu (correction des erreurs une seule fois)
  • Plus grande efficacité grâce à la possibilité d’une intégration future avec d’autres systèmes

S’il est évident qu’avec la solution IXIASOFT DITA CMS, Altera a fait le bon choix d’un point de vue technique, cette décision s’est également avérée positive dans d’autres domaines. Severin explique : « J’apprécie beaucoup les équipes d’IXIASOFT. Ce sont des personnes qui sont passionnées par ce qu’elles font et qui réfléchissent intelligemment à ce qu’elles sont en train d’élaborer. Nous sommes sur la même longueur d’onde ! »

¹ Altera, « Altera Corporation 2014 Annual Report (Form 10-K) », Altera, Annual Reports, 18 novembre 2015, <investor.altera.com>.

² Altera, « Who are Altera’s customers? », Atera, Frequent Questions, #4, 18 novembre 2015, <investor.altera.com>.

³ Dr. Bill Hackos, « What is the Best Metric to Measure the Success of Your Reuse of DITA Topics? », CIDM Information Management News, Volume 8, Issue 6 (Juin 2008). Disponible sur  www.infomanagementcenter.com.

⁴ Severin Foreman et Sergio Brizuela, « How DITA Transformed Content Delivery at Altera: One Company’s Journey », diapositive 17 (présentation, DITA North America, Chicago, IL, 20-22 avril 2015).