Énergir

CRITÈRES D’ADOPTION D’UN CCMS

À l’époque (avant 2016), l’ETG utilisait le bon vieux Microsoft Word pour créer et gérer la documentation. Développée il y a plus de 15 ans, « cette solution était suffisante pour l’impression mais n’était pas très évolutive et n’était certainement pas adaptée au besoin croissant de distribuer davantage de contenu dynamique (HTML) », explique Raymond Bissonnette, conseiller principal en formation à l’ETG.

Les principaux défis auxquels l’ETG était confrontée avec l’ancien système et qui ont poussé l’entreprise à adopter un CCMS DITA étaient les suivants :

• Difficulté de gestion des documents sur un disque partagé
• Absence d’évolutivité
• Maintenance difficile sur le long terme
• Pas de prise en charge possible par le service IT de l’entreprise

L’ETG était à la recherche d’une solution de documentation à long terme pour la création, la publication et la gestion de contenus DITA. L’objectif était d’acquérir un système permettant de maintenir la cohérence des informations, d’améliorer la productivité des auteurs et de protéger l’intégrité des sources de formation tout en soulageant la dépendance à l’égard des technologies vieillissantes et des personnes chargées de la maintenance du système personnalisé.

« Il existe des solutions puissantes sur le marché et IXIA CCMS était sans aucun doute la meilleure voie à suivre », déclare M. Bissonnette. L’ETG possédait déjà une architecture documentaire basée sur les cartes, les références de contenu et les filtres, l’adoption d’un système XML DITA était donc une progression naturelle pour nous. »

L’ETG et son équipe de support informatique estimaient que la solution IXIA CCMS pouvait permettre de relier plusieurs départements et d’unifier la création et la diffusion du contenu.

FONCTIONNEMENT D’IXIA CCMS.

Avec l’aide de consultants de Comtech, l’ETG a choisi IXIA CCMS, et, en 2016, a déployé le système avec succès. Depuis lors, l’ETG a utilisé le CCMS pour :

• Gérer la documentation des formations, examens de connaissances et examens pratiques
• Rédiger des procédures opérationnelles standard utilisées pour l’enseignement des tâches
• Réutiliser ces procédures et listes de contrôle pour les évaluations pratiques
• Administrer les examens de connaissances par le biais du système de gestion de l’apprentissage, ou SGA (grâce au DRM – Gestion dynamique des versions)

L’une des avancées majeures obtenues grâce à l’adoption d’IXIA CCMS est l’amélioration du support IT central. L’ancienne solution, reposant sur l’utilisation du logiciel Word, avait été élaborée en interne. La nouvelle équipe de direction a dû impliquer l’équipe IT afin de mieux gérer l’augmentation des besoins et de mettre en place une solution prise en charge au niveau de la société.

Selon M. Bissonnette, il était nécessaire pour l’ETG de faire tomber certaines barrières et de promouvoir le partage de contenus et la collaboration au sein de l’entreprise. En adoptant un système basé sur XML et en mettant en place un processus efficace, l’entreprise s’est beaucoup rapprochée de cet objectif.

L’adoption d’un CCMS, et plus particulièrement d’une architecture DITA XML, a débloqué tout un ensemble de nouvelles fonctionnalités, sans les coûts de développement interne liés a une solution propriétaire.

UN CHANGEMENT DE MARQUE EN MOINS D’UN JOUR AVEC IXIA CCMS

Un changement de marque en moins d’un jour avec IXIA CCMS

En novembre 2017, Gaz Métro a changé de nom pour devenir « Énergir. » Pour la documentation technique, changer le nom d’une marque implique une révision complète de plusieurs milliers d’éléments de contenu.

« Réaliser cette transition avec les outils PowerPoint et Word aurait nécessité de nombreux jours de travail pour le graphiste de l’ETG » explique M. Bissonnette.

« Avec IXIA CCMS, la seule chose que nous avons eu à faire a été de remplacer la clé Gaz Metro par Énergir, et de remplacer les logos sur la première page et les en-têtes des plug-ins. »

Les outils de documentation technique d’IXIA CCMS ont permis à l’ETG de changer de nom, de logo, et de marque en un peu moins d’une journée. L’ETG a gagné du temps, de l’argent et a réduit le stress généralement associé à un changement de marque à ce niveau.

Adopter le format XML et un CCMS doté d’une architecture et de processus solides est l’une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour assurer la pérennité de votre organisation. »
Raymond Bissonnette – Conseiller principal en formation chez Énergir

Intégrer IXIA CCMS à un Système de Gestion de l’Apprentissage (SGA)

L’ETG a intégré IXIA CCMS au système de gestion de l’apprentissage PeopleFluent. Leur objectif était double :

1. Obtenir les titres des cours officiels à partir du SGA (l’ETG importe la liste tous les soirs)
2. Héberger les sorties SCORM pour les évaluations des connaissances

Le SGA sert de source principale pour les métadonnées des cours de l’ETG Les métadonnées sont extraites du SGA, soit pour créer de nouveaux fichiers DITA dans le CCMS, soit pour mettre à jour des métadonnées existantes qui se trouvent dans le CCMS.

Le CCMS est utilisé pour créer des paquets SCORM pour les évaluations d’apprentissage, lesquels sont ensuite importés dans le SGA pour l’évaluation des employés, que ce soit à la fin d’un cours ou lors des certifications périodiques requises. Le sortie et le plug-in d’évaluation de l’apprentissage de l’ETG permettent également de publier des quiz de connaissances qui sont utilisés tout au long des cours. Les paquets SCORM et les quiz en ligne utilisent la même interface utilisateur HTML.

IXIA CCMS permet à l’ETG d’intégrer un système externe (PeopleFluent) ne pouvant pas produire ou consommer de contenu DITA. Avec IXIA CCMS, une entreprise peut décider d’utiliser DITA pour produire certains contenus, et profiter de la possibilité de réutilisation du contenu de l’architecture DITA, sans qu’il soit nécessaire de changer tous les outils fournissant ou consommant ledit contenu.

Recommanderiez-vous DITA à des entreprises qui ne l’ont jamais utilisé auparavant ?

« Oui. Absolument » répond M. Bissonnette.

« Pour toute entreprise ayant des exigences commerciales, notamment en matière de réorientation du contenu, de filtrage ou de publication multicanal, DITA mérite d’être prise en considération ».

Une caractéristique de la solution DITA que l’ETG a trouvée particulièrement utile est la possibilité de mettre en œuvre un pilote ou une preuve de concept sur un budget avec une petite équipe. Avec l’aide d’un CCMS, vous pouvez aller de l’avant et faire évoluer la solution pour prendre en charge des millions d’objets.

Le fait de collaborer pour produire un contenu de haute qualité représentait autrefois un défi pour l’ETG. IXIA CCMS a beaucoup simplifié le processus d’adoption.

« La future norme Lightweight DITA permettra à des équipes autrement hétérogènes de collaborer. Si la courbe d’apprentissage de DITA peut être un peu abrupte pour certains, il existe des façons d’adoucir cette courbe et de profiter rapidement des avantages, grâce à une mise en œuvre progressive, » explique M. Bissonnette.