CAS CLIENTS

Étude de cas client

Lisez cette étude de cas pour découvrir comment un leader mondial de la technologie minière est passé de Microsoft Word à IXIASOFT CCMS pour rationaliser son processus de documentation.

COMMENT UN LEADER MONDIAL DE LA TECHNOLOGIE MINIÈRE EST PASSÉ DE MICROSOFT WORD À IXIASOFT CCMS POUR GÉRER SON PROCESSUS DE DOCUMENTATION

IXIASOFT compte parmi ses clients européens, un leader mondial des technologies de transformation des minéraux et des métaux. Avec plus de 4 500 employés, un réseau mondial de centres de services et d’installations de recherche, son chiffre d’affaires annuel dépasse le milliard d’euros. La société propose des technologies et des services visant à encourager l’utilisation durable des ressources naturelles de la planète. Au cours des dernières années, la société a développé de nombreuses technologies révolutionnaires et des solutions innovantes pour le traitement des eaux industrielles, l’utilisation de sources d’énergie alternatives et pour l’industrie chimique.

Les deux principaux domaines d’activité de l’entreprise sont : le traitement des minéraux et les matériaux, et l’énergie et l’eau. Chaque domaine est divisé en sept groupes de produits, lesquels rassemblent un total de dix-sept lignes de produits, chaque ligne de produits comptant des dizaines de produits. La société propose au total plus de 1 400 solutions.

Chaque domaine est divisé en sept groupes de produits, lesquels rassemblent un total de dix-sept lignes de produits, chaque ligne de produits comptant des dizaines de produits. La société propose au total plus de 1 400 solutions.

Avant d’adopter un CCMS, cette entreprise utilisait Microsoft Word pour créer et gérer sa documentation. Dans un secteur où il est souvent question d’équipements volumineux, présentant un niveau de complexité et de risque élevés, le respect des lois et réglementations locales est crucial. Une petite erreur peut provoquer une fuite d’acide sulfurique d’une température de 100 degrés… ou pire encore. Créer un contenu cohérent, maintenable, convivial et précis représentait un défi, d’autant plus que l’entreprise ne cessait de croître et de s’étendre. En 2019, cette société a déployé IXIASOFT CCMS. Voici leur histoire :

CRITÈRES D’ADOPTION D’UN CCMS

Avant la sélection d’IXIASOFT CCMS, la société était confrontée à plusieurs problèmes dans son ancien environnement de documentation qui rendaient difficile la rationalisation du processus de documentation. Parmi lesquels :

  • Des difficultés à produire une documentation cohérente et harmonisée
  • Des difficultés en termes de gestion du contenu (nombre élevé de répétitions, suivi des versions)
  • Des fonctions de recherche limitées pour les rédacteurs et les utilisateurs
  • Des coûts d’impression élevés (certains packs de documentation contenant + de 100 000 pages)
  • Des barrières entre les départements dispersés géographiquement et les équipes au sein de l’entreprise

Outre la volonté de résoudre ces problème, d’autres critères ont motivé l’adoption de IXIASOFT CCMS par cette société :

  • Le besoin de localiser dans 20-30 langues différentes tout en augmentant l’efficacité de la traduction et en réduisant les coûts
  • Un besoin accru de précision dans la documentation, notamment en ce qui concerne le traitement des variantes de produits
  • Le souhait de promouvoir une image de marque homogène sur l’ensemble des documents et sur toutes les plateformes
  • Le désir de réduire les coûts de PAO pour le contenu source et traduit

REPÈRES

  • Illustration des ventes combinées pour 2019 : 4,5k/+1 milliard de recettes
  • 4 500 employés
  • Domaines d’activités : Traitement de minéraux et métaux, eau & énergie
  • Actions cotées à la bourse NASDAQ OMX Helsinki

POURQUOI IXIASOFT CCMS ?

Meilleur contrôle du contenu

L’une des raisons de l’adoption d’IXIASOFT CCMS était de mieux contrôler le contenu, en particulier en ce qui concerne la production de manuels IOMS (installation, opération, maintenance, service) pour les équipements propriétaires et les cahiers de service à destination des clients et du public interne. Ces manuels d’utilisation des équipements couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un produit. Chaque manuel se divise en 10 sections comprenant : la description des équipements, la sécurité, le transport et le stockage, l’installation, l’exploitation, la maintenance, le démantèlement et la mise au rebut en optimisant les possibilités de réutilisation.

Gestion dynamique des versions (DRM)

Pour l’entreprise, le module DRM d’IXIASOFT a été « l’élément déterminant » pour le choix du CCMS. Au moment de la sélection, la société comptait 19 projets de cellule de flottation en cours. Chaque projet comptait des cellules de flottation de différentes tailles, chaque cellule contenant plusieurs variables, et ayant son propre processus de livraison unique. Les solutions proposées par d’autres fournisseurs de CCMS requéraient un gel total de la structure à chaque publication, dupliquant ainsi le contenu et multipliant les contrôles de versions. DRM permet à l’entreprise de créer des variables de son manuel principal, ce qui offre une solution beaucoup plus efficace et un meilleur contrôle des mises à jour.

Permettre de localiser efficacement en plusieurs langues

IXIASOFT CCMS facilite non seulement la production de manuels, mais aussi le processus de localisation. La localisation constituait un autre aspect essentiel pour cette entreprise. Aux termes de la loi, l’entreprise est tenue de fournir le contenu dans la langue de l’utilisateur. Grâce à ce composant essentiel, l’entreprise peut fournir la documentation dans un maximum de 30 langues de manière robuste, rentable et efficace.

Interface simple

Un autre critère qui a fait pencher la décision de l’entreprise en faveur d’IXIASOFT CCMS est la simplicité de son interface utilisateur. Par rapport aux autres outils envisagés, la présentation du tableau de bord était intuitive pour les utilisateurs qui n’avaient jamais utilisé DITA auparavant.

POURQUOI PASSER À UN CONTENU STRUCTURÉ/DITA ?

Cette société, qui avait déjà expérimenté DITA en interne, n’a pas hésité à prendre cette décision : DITA était un  impératif. L’entreprise a choisi IXIASOFT CCMS car elle leur offrait une solution « prête à l’emploi ». Pour l’entreprise il était important de choisir un CCMS offrant un grand nombre de fonctionnalités pouvant être sélectionnées et appliquées tout au long du processus de documentation. L’entreprise recommande DITA et IXIASOFT à toute entreprise qui recherche une architecture de contenu et un ensemble d’outils évolutifs.

ENVISAGER L’AVENIR

L’entreprise prévoit d’utiliser tout le potentiel d’IXIASOFT CCMS pour accompagner l’évolution de son processus de documentation et continuer à produire des documents de haute qualité pour ses clients, et à construire la marque d’une manière cohérente dans toutes les publications.